Menu
با ارسال هر ایمیل، سرمایه هنگفتی را هزینه می کنید. زمان منبع باارزشی است و اگر ارتباطات (تعاملات) شما بی ارزش و ناکامل باشد، در واقع شما زمان مردم را هدر می‌دهید. چند ایمیل بی فایده بفرستید و اینگونه امکان دارد افراد را برای همیشه از دست بدهید.
برای اطمینان از اینکه افراد به ایمیل شما پاسخ خواهند داد یا اقدامی درجهت ایمیل فرستاده شده انجام می‌دهند، دقیق و کامل باشید. هر ارتباط از طریق ایمیل فرصتی برای حمایت از خودتان و نزدیکتر شدن به اهداف خودتان است. هر روش تعاملی را در نظر بگیرید. پیش از ارسال ایمیل بعدی تان به ۹ مورد زیر توجه کنید.
شاید شما شنیده باشید که شخصی که اخیراً به او ایمیلی ارسال کرده‌اید جایزهای دریافت کرده است یا از شنیدن صحبت های آنها در یک کنفرانس لذت برده‌اید؟ تبریک مختصری به آن شخص بگویید یا قدرشناسی خودتان را نسبت به او بگویید.
ایمیل شما بایستی بسیار چکیده و متمرکز باشد اما نباید بهای این کار از دست دادن فرصت تمجید و قدردانی از دیگران باشد. ستایش(تمجید کردن) همواره مورد علاقه همه است و روشی عالی برای قراردادن گیرنده در قالب صحیح ذهنی است.
فرصت به اشتراک گذاشتن اتفاقات جدید در زندگی خودتان را از دست ندهید. آیا اخیراً شغل خود را تغییر داده‌اید یا مقاله‌ای نوشته اید که ممکن است مورد علاقه گیرنده باشد؟ آپدیت‌ها را به اشتراک بگذارید. هر چه افراد بیشتری شما را بشناسند، برای آنها آسان‌تر است که در هنگام مواجه با فرصتهای جالب به شما فکر کنند.
اگر فصل تعطیلات است، بگویید”تعطیلات خوبی داشته باشید”. اگر خبر واقعه‌ای را در منطقه جغرافیایی آنها شنیده‌اید، بگذارید افراد نیز متوجه شوند چه چیزی فکر می‌کنید. همین ژست ساده می‌تواند یک ارتباط عاطفی ایجاد کند و ارتباط الکترونیکی بین فرستنده و گیرنده برقرار شود.
کاری نکنید که گیرنده ایمیل به حدس و گمانه زنی بپردازد. پنج سوالی که با Ws آغاز می شود را پاسخ دهید: Who (چه کسی؟)، What (چه چیزی؟)، When (چه وقتی؟)،Where (کجا؟) و Why (چرا؟). برای هر رویداد یا موقعیتی، متنی را بنویسید که شخص مورد نظر متوجه شود شما تلاش می‌کنید درباره چه چیزی گفتگو کنید. اطلاعات کافی سبب شکل‌گیری ارتباطی بهتر می‌شود و از رد و بدل کردن ایمیل‌های پیاپی جلوگیری می‌کند.
جاناتان تیش[۱]، رئیس و مدیر عامل مجموعه هتل‌های Loews Hotels ، توصیه می‌کند که جملات خود را با کلمه “من” آغاز نکنید. این کار باعث می شود که شما چیزی را که می خواهید به اشتراک بگذارید از زوایه نگاه دیگری ببینید و صرفا خودتان را توضیح ندهید. تیش می‌گوید:”وقتی با کلمه “من” جمله خود را آغاز می‌کنید، این پیام را ارسال می‌کنید که شما از شخصی که با او درحال گفتگو هستید، مهم‌ترید. همچنین وقتی بدون کلمه “من” جمله خود را آغاز کنید، سنت‌شکنی کرده اید و نشان دهنده آن است که شما بجای خودتان به آنها فکر می‌کنید و درنتیجه گیرنده بیشتر تمایل پیدا می کند تا به شما گوش دهد و از شما پشتیبانی کند.
اگر می‌خواهید سندی را بعنوان پیوست به اشتراک بگذارید، حتما بررسی کنید که سند پیوست شده باشد. این کار تنها چند ثانیه طول خواهد کشید و شما را از ارسال مجدد ایمیل در امان نگه میدارد. همچنین، هر چه تعداد بیشتری ایمیل ارسال کنید، گیرنده وقت کمتری را برای بررسی هر ایمیل صرف می‌کند.
مطالب نادرست را بیان نکنید. اغراق نکنید. اطمینان حاصل کنید مطالبی را که بیان می کنید انعکاس دهنده صحیح وضعیت موجود است. ریسک از دست رفتن اعتماد گیرنده ایمیل را افزایش ندهید.
یکی از بزرگترین خطرهای ارسال ایمیل آن است که گیرنده مقصود شما را درست متوجه نشود. هیچ چیزی بهتر از عامل (ارتباط) حضوری نیست اما از طریق ایمیل نیز می توان چنین موقعیتی ایجاد کرد. برای جستن از این اشتباه، کلمات را به منظور بررسی لحن، دوباره بخوانید.
آیا شما از کلمه “شما” بیش از حد استفاده می‌کنید بطوریکه افراد ممکن است اینگونه تصور کنند که در حال دستور دادن هستید؟ آیا ایمیل شما خیلی کوتاه است و امکان دارد تصور کند که شما به شکل بی‌ادبانه با آنها مختصر گفتگو می‌کنید. فرصتی بگذارید تا امکان برداشت اشتباه از کلماتی که به کار بردید را به حداقل کاهش دهید. اعتماد گیرنده را نسبت به خودتان حفظ کنید.
شما انسان هستید و ممکن است اشتباه (نوشتاری، تایپی) کنید. برخی از گیرنده‌ها برخلاف برخی دیگر به اینگونه اشتباهات توجه می‌کنند. اشتباه نوشتاری نشان‌دهنده بی‌توجهی و بی ارزش در نظر گرفتن گیرنده توسط شما است و نشان می‌دهد چه مقدار زمان و کار صرف تعامل با گیرنده می‌کنید. بررسی کنید و غلط‌گیر املایی را فعال کنید تا نشان دهید که به گیرنده متن توجه می‌کنید. گذشته از این، عبارت “مرا به دلیل خطاهای املایی ببخشید” را وارد متن نکنید زیرا این سیگنال را به گیرندگان می‌فرستد که شما فرصت کافی برای وقت گذاشتن درجهت تعامل با آنها را ندارید.
ایمیل‌های شما انعکاس دهنده شما هستند. هر ایمیل فرصتی را در اختیار گیرنده می‌گذارد تا ببیند آیا فرستنده منبع باارزشی است و ارزش صرف زمان را دارد یا خیر. اگر می‌خواهید از نظر دیگران ارزش صرف وقت را داشته باشید و افراد برای شنیدن مطالب شما در آینده وقت بگذارند، از این موارد در جهت ایجاد (نوشتن) ایمیل‌های موثر پیروی کنید.
منبع: Forbes
[۱] – Jonathan Tisch
ما گروهی از مدیران و متخصصان مدیریت، مهندسی، استراتژی و بازاریابی با تجربه بین المللی هستیم که در پی ارتقای سطح دانش کاربردی مدیریت در پهنه صنعت و تجارت کشوریم. در این راه آماده ارایه خدمات در شاخه های کسب وکار گوناگون و صنایع مختلف هستیم.
آدرس: تهران، دهکده المپیک، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده مدیریت و حسابداری
شماره تماس: ۰۹۱۹۸۳۶۶۳۶۱
ایمیل: Ibc.consulting2020@gmail.com
استفاده از مطالب با ذکر منبع بلامانع است.
