تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری

تیم‌های تدارکات یک شرکت می‌توانند نقشی کلیدی در استراتژی دیجیتال ایفا کنند.

کلمات کلیدی

استراتژی، تدارکات دیجیتال، بهره وری، نوآوری، خودکار سازی فرایند، بهبود عملکرد، بهترین خرید، عملیات، دیجیتال

در یک نگاه

• راه‌حل‌های تدارکات دیجیتال نه‌تنها فرصتی برای ارتقای بهره‌وری فراهم می‌کنند؛ بلکه راه تیم‌های تدارکات برای ایفای نقش استراتژیک در تسریع نوآوری را هموار می‌کنند.
• مطالعه موسسه Bain & Co، امتیازدهی کاربران برای ۲۲ راه‌حل دیجیتال را برجسته می‌کند که مبتنی بر اهمیت و رضایت می‌باشند.
• خودکار سازی فرآیندهای خرید، منابع کار استراتژیک را آزاد می‌کند که ازجمله این منابع، مشارکت فوری برای کمک به اجرای دیدگاه دیجیتال شرکت است.

افسر ارشد تدارکات یک شرکت چندملیتی بعد از ماه‌ها تشکیل پرونده‌اش، با موفقیت از جلسه تیم اجرایی بیرون آمد – این موفقیت، تأیید یک فرآیند تولید سفارشی برای کمک به تسریع معرفی یک محصول جدید به بازار بود. تیم تدارکات وی نه‌تنها فناوری نوظهور را شناسایی کرد، بلکه یک توافق همکاری مبتکرانه با دو تأمین‌کننده برای توسعه فناوری ایجاد کرد.

همه جریان از شش ماه پیش شروع شد، وقتی‌که یک رهبر واحد کسب‌وکار افسر ارشد تدارکات را به فکر با تیم اش دعوت کرد تا در مورد نحوه رساندن سریع محصول به بازار گفتگو کنند. افسر ارشد تدارکات دو تأمین‌کننده می‌شناخت که یکی بر روی فرآیند تولید مبتکرانه برای نمونه‌سازی سریع کار می‌کرد و دیگری برای تسریع طراحی، از تجزیه‌وتحلیل‌های پیشرفته استفاده می‌کرد. وی با آن دو تأمین‌کننده، یک راه‌حل تولید سفارشی پیشنهاد داد. تدارکات یک تیم چابک رهبری به وجود آورد تا فرآیند را آزمایش کنند و در صورت موفقیت‌آمیز بودن، شرایط سرمایه‌گذاری در روش جدید را فراهم کنند. واحد کسب‌وکار هیجان‌زده شده بود.

بعد از ترک جلسه، افسر ارشد تدارکات متأسف بود که پنج سال پیش حتی در مورد نوآوری‌های تأمین‌کنندگان اطلاعاتی نداشت – یا می‌ترسید که پیشنهاد دهد که تیمش به توسعه یک راه‌حل تولید سفارشی کمک کند. بعدازآن، اکثر وقت تدارکات برای فعالیت‌های تاکتیکی و خرید محصولات صرف می‌شد که واحدهای کسب‌وکار سفارش می‌دادند. ظهور سریع نرم‌افزارهای داده‌های مشترک و فناوری‌های نوظهور فرصتی برای تدارکات فراهم کردند که نوآوری را تسریع بخشد.

این سناریو بااینکه تخیلی است، اما ممکن است در سال ۲۰۲۰ به‌شدت متداول شود زیرا فناوری‌های دیجیتال راه را برای تیم‌های تدارکات هموار می‌کنند تا در تسریع نوآوری کسب‌وکار، نقش بزرگ استراتژیکی ایفا کنند. شرکت‌های پیشرو هم‌اکنون از ابزارهای دیجیتالی استفاده می‌کنند تا کار تیم‌های تدارکات را متحول کنند. هوش مصنوعی و خودکارسازی فرآیند روباتیک، وظایف دستی را خودکار می‌کنند و زمان لازم برای فعالیت‌های استراتژیک تر را ایجاد می‌کنند. بعضی افسران ارشد تدارکات شروع به پشتیبانی نوآوری کسب‌وکار کرده‌اند و به اجرای اهداف دیجیتال وسیع‌تر شرکت کمک می‌کنند.

منافع استراتژیک و اقتصادی حاصل از دیجیتال کردن تدارکات واقعی هستند، اما ازدیاد فناوری‌های حسابرسی این امر را برای شرکت‌ها مشکل کرده‌اند که از کجا شروع کنند. مطالعه موسسه Bain & Co ۲۲ راه‌حل تدارکات دیجیتال را شناسایی کرده و یک محیط بسیار پیچیده را شفاف نموده است.

همین موضوع مشخص می‌کند که چرا شرکت‌ها تنها به آزمایش با ابزارهای دیجیتالی مبادرت می‌ورزند. تحقیق رهبران تدارکات نشان می‌دهد که کمتر از ۱۰ درصد شرکت‌ها ازجمله بیگ دیتا[۱]، اینترنت اشیا[۲]، معماری بدون سرور[۳] و فناوری بلاکچین[۴] راه‌حل‌های تدارکات مبتنی بر فناوری‌های دیجیتالی را ایجاد کرده‌اند. برای تخصیص جریان کار و مدیریت روابط تأمین‌کننده، بیش از ۶۰ درصد یا ابزار ندارند و یا با استفاده از مایکروسافت آفیس، ابتدا بر سیستم‌های بداهه اعتماد می‌کنند. در مورد مدیریت ریسک، مدیریت ذینفعان، مدیریت دسته‌بندی و اشتراک‌گذاری اطلاعات، این رقم به بیش از ۷۰ درصد می‌رسد. برخلاف فناوری‌های مبتنی بر ابر، ابزارهای سنتی مایکروسافت آفیس زمینه همکاری در زمان واقعی را فراهم می‌کنند.

در صرفه‌جویی‌های هزینه و رقابت‌پذیری، فرصتی ازدست‌رفته وجود دارد. تحقیقی که رهبران تدارکات انجام دادند، مشخص شد که یک وظیفه تدارکات که کاملاً خودکار است می‌تواند سالانه ۸۶ میلیارد دلار در هزینه‌های ۵۰۰۰ شرکت برتر صرفه‌جویی ایجاد کند. این شرکت‌ها شامل شرکت‌هایی هستند که هزینه سالانه حدود ۱ الی ۳ میلیارد دلار دارند و نشانگر ۱۲ میلیون دلار صرفه‌جویی سالانه در هزینه‌های کارمندان تدارکات است. شرکت‌هایی که سه میلیارد دلار یا بیشتر هزینه می‌کنند، در حدود ۲۷ میلیون دلار در هزینه‌های کارمندان صرفه‌جویی می‌کنند.

فناوری‌های دیجیتالی با ارتقای سرعت و کیفیت تدارکات، کاهش ریسک و افزایش ابتکار یک مزیت رقابتی فراهم می‌کنند. زنجیره‌های تأمین با جهانی‌شدن، به‌شدت پیچیده و یکپارچه می‌شوند و خطوط بین تأمین‌کنندگان، شرکا و مشتریان محوتر می‌شوند. شرکت‌هایی که برای گسترش همکاری با تمامی سهامداران، ابزارهای جدید را به خدمت می‌گیرند، سرعت خود را افزایش می‌دهند و درنتیجه زمان سفارش خرید تا فاکتور را کاهش می‌دهند. در عوض، خودکار کردن فرآیندهای خرید موجب کاهش مقدار زمانی می‌شود که تیم‌های تدارکات صرف دریافت فاکتورهای پرداختی می‌کنند و زمان‌برای انجام کار استراتژیک تر ازجمله شناسایی تأمین‌کنندگان کوچک‌تر و مبتکر را آزاد می‌کنند. شرکت‌هایی که در دیجیتال کردن تدارکات درنگ می‌کنند، رقبای چابک‌تر از آن‌ها سبقت می‌گیرند.

شرکت‌های موفق، برای ایجاد بینش‌های قدرتمندتر، درک عمیقی از بازار عرضه و فناوری‌های دیجیتالی دارند. تیم‌های تدارکات آن‌ها ابتکار عرضه‌کننده را تحت کنترل می‌گیرند و آزمایش دیجیتال در سرتاسر سازمان یا توسعه راه‌حل‌های جدید ازجمله فرآیند تولید سفارشی که در بالا توضیح دادیم را رهبری می‌کنند.

نحوی که ابزارهای دیجیتال می‌توانند بهره‌وری و اثربخشی تدارکات را افزایش دهند و مهم‌تر، نحوی که تدارکات می‌توانند یک نقش استراتژیک تر در تسریع ابتکار ایفا کنند و در مسیر دیجیتال وسیع‌تر شرکت مشارکت کنند را این گزارش ارائه می‌کند. با چند گام عملی برای ایجاد یک استراتژی و نقشه راه دیجیتال، به نتیجه‌گیری خواهیم رسید. این گام ها در بخش های بعدی بخوانید:

تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری – بخش دوم

تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری – بخش سوم

تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری – بخش چهارم

[۱] – Big Data

[۲] – Internet of Things

[۳] – Severless Architecture

[۴] – Blockchain Technology