تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری – بخش اول

تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری – بخش دوم

تیم‌های تدارکات یک شرکت می‌توانند نقشی کلیدی در استراتژی دیجیتال ایفا کنند.

کلمات کلیدی

استراتژی، تدارکات دیجیتال، بهره وری، نوآوری، خودکار سازی فرایند، بهبود عملکرد، بهترین خرید، عملیات، دیجیتال

چند گام عملی برای ایجاد یک استراتژی و نقشه راه دیجیتال

نحوی که ابزارهای دیجیتال می‌توانند بهره‌وری و اثربخشی تدارکات را افزایش دهند و مهم‌تر، نحوی که تدارکات می‌توانند یک نقش استراتژیک تر در تسریع ابتکار ایفا کنند و در مسیر دیجیتال وسیع‌تر شرکت مشارکت کنند را این گزارش ارائه می‌کند. با چند گام عملی برای ایجاد یک استراتژی و نقشه راه دیجیتال، به نتیجه‌گیری خواهیم رسید.

۱- ارتقای بهره‌وری و اثربخشی تدارکات

شرکت‌ها در پذیرفتن فناوری‌های دیجیتال در تدارکات، به چندین دلیل آهسته عمل کرده‌اند. بیشتر شرکت‌ها اولین تجربه‌شان در اجرای راه‌حل‌های دیجیتال بد بوده است. برای دیگر شرکت‌ها، بازگشت سرمایه شفاف نیست، یا تیم اجرایی درک نمی‌کند که تدارکات چرا باید یک اولویت استراتژیک، برای سرمایه‌گذاری‌های فناوری اطلاعات باشد. درنتیجه، کسانی که مسئول نقشه راه فناوری اطلاعات شرکت هستند اغلب راه‌حل‌های تدارکات را از اولویت خارج می‌کنند.

اما مورد کسب‌وکار برای تدارکات دیجیتال، به‌شدت شفاف شده است زیرا شرکت‌ها با این فناوری‌ها تجربه کسب می‌کنند و عملکرد خود را پیگیری می‌کنند و سرعت تغییر در حال رشد است. یک نشانه کلیدی، تعداد سرمایه‌گذارانی است که در توسعه ابزارهای تدارکات دیجیتال سرمایه‌گذاری می‌کنند و شرط می‌بندند که ارزش بسیار زیادی تولید خواهند کرد. سرمایه‌گذاری جهانی در تدارکات دیجیتال شامل سرمایه ریسک، سرمایه‌گذاری خصوصی و دیگر اشکال سرمایه‌گذاری است که از ۳۷۸ میلیون دلار در سال ۲۰۱۴، به ۴۷۵ میلیون دلار در سال ۲۰۱۷ رسید (شکل ۱). رشد سرمایه‌گذاری و موانع کم در ورودی منجر به ترویج فناوری‌های جدید در بازار شده است.

شکل ۱

سرمایه‌گذاران جهانی در سه حوزه کلیدی، بر ابزارهای تدارکات دیجیتال شرط می‌بندند.

مدیران تدارکات با درک اینکه چگونه فناوری‌ها می‌توانند سه حوزه وسیع تغییر را پشتیبانی کنند، می‌توانند فرصت‌هایی که این فناوری‌ها به وجود می‌آورند را ارزیابی کنند. این سه حوزه شامل فرآیندهای خودکار، همکاری بدون اصطکاک با عرضه‌کنندگان و دیگر سهامداران و تدارکات کوچک‌تر مبتنی بر مجموعه داده‌های غنی‌تر است.

عملیات خودکار و سریع. هوش مصنوعی و خودکارسازی فرآیند رباتیک، بخش حیاتی فعالیت‌های تدارکات شامل صرف تجزیه‌وتحلیل و خرید برای پرداخت را متحول می‌کنند. این ابزارها بهره‌وری را ارتقا می‌دهند، فرآیندها را تسریع می‌بخشند و خطاها را کاهش می‌دهند. به‌عنوان‌مثال، آی بی ام با کاهش دادن زمان وضوح به‌طور متوسط از ۳۲ دقیقه به ۹۰ ثانیه، از خودکارسازی فرآیند رباتیک برای حل عوامل بلوکه‌شده استفاده می‌کند. در عین زمان، مداخلات دستی برای حل فاکتورهای بلوکه‌شده ۹۵ درصد کاهش یافت. ابزارهای جدید کیفیت، نظارت و قابلیت ردیابی در سرتاسر تراکنش را افزایش دادند. این تلاش بخشی از ابتکار آی بی ام برای خودکارسازی کردن هر فرآیند ممکن تدارکات بود. برای افزایش سرعت نتایج، این شرکت کارکنان را تشویق کرد تا یک فرآیند را خودکار کنند و آن‌ها را به “اردوی رباتیک” یک‌هفته‌ای فرستاد که در آنجا کارکنان غیر فنی می‌توانستند نحوه ساخت ربات‌های ساده برای خودکار کردن کار را یاد بگیرند. یک عضو تیم تدارکات رباتی ساخت که زمان ایجاد گزارش‌های تخفیف را از سه روز به سه ساعت کاش می‌داد و زمان وی را برای انجام فعالیت‌های استراتژیک تر آزاد می‌کرد.

همکاری بدون اصطکاک (درگیری). فناوری‌های جدید راه را برای نرم‌افزارهای همکاری، جمع‌آوری داده‌های زمان واقعی، تجزیه‌وتحلیل‌های پیش‌گویانه و بلوک چین هموار می‌کنند. این ابزارها به تیم‌های تدارکات امکان می‌دهند داده‌ها را به‌راحتی اشتراک‌گذاری کنند و به تیم‌های چندوظیفه‌ای کمک می‌کنند تا باعرضه و سهامداران داخلی، راه‌حل‌ها را توسعه دهند. همکاری بدون اصطکاک با ارتقای هماهنگی داخلی و عملکرد عرضه‌کننده، زمان‌های چرخه را تسریع می‌بخشد. شرکت‌های پیشرو این فناوری‌ها را به خدمت گرفته‌اند تا سرعت حل مشکل را افزایش دهند و ارزش بیشتری برای کسب‌وکار تولید کنند. مثال شرکت صنعتی جهانی را در نظر بگیرید که در تلاش بود به اهداف صرفه‌جویی در هزینه تدارکاتش دست یابد زیرا مدیران کلیدی نظر مخالفی درباره داده‌ها داشتند. تدارکات اصرار داشت که بخش عمده‌ای از صرفه‌جویی‌های وعده داده‌شده را تحویل داده است، اما آن صرفه‌جویی‌ها در سود واحد کسب‌وکار و توضیح خسارت نمایان نبودند. رهبر واحد کسب‌وکار توضیح داد که به‌اندازه‌ای که برنامه‌ریزی کرده بود خریداری نکرده است. در همین خلال، مقام ارشد مالی تنظیماتی در بودجه انجام داده بود که اهداف را تغییر داده بودند. مشکل این بود که تمامی سه طرف به‌کل داده‌های مرتبط دسترسی نداشتند. بدون هیچ منبع درست، هیچ‌کس نمی‌تواند به‌وضوح بداند که شرکت چه مقدار صرفه‌جویی کرده یا نکرده است.

برای ایجاد یک منبع داده قطعی، شرکت یک نرم‌افزار داده مبتنی بر همکاری اجرا کرد که شامل سوابق قرارداد، فرصت‌ها و اصول صرفه‌جویی، معیارها و تجزیه‌وتحلیل‌های کلیدی و خروج ذینفعان بود. این نرم‌افزار تک منبع حقیقت برای تمامی داده‌های تدارکات بود و دربرگیرنده دسترسی سریع به‌تمامی واحدها و وظایف کسب‌وکار بود. نرم‌افزار موردنظر راه را برای تصمیم‌گیری‌های شفاف و هماهنگ در مورد فرآیندهای بودجه هموار کرد و اختلافات شدید درباره کل صرفه‌جویی‌هایی که به خط زیرین ضربه می‌زد را حذف کرد.

تدارکات هوشمندتر. شرکت‌های پیشرو از ابزارهای دیجیتال برای مدیریت رده پیشرفته، منبع یابی بهتر استراتژی‌ها و پیش‌بینی ارتقا یافته استفاده می‌کنند. اجزای سازنده مجموعه‌های داده‌های غنی‌تر، موتورهای بهینه‌سازی و ابزارهایی برای کنترل تقاضا و تقویت انطباق هستند. استراتژی‌های رده پیشرفته به تیم‌های تدارکات کمک می‌کنند که با خرید بهتر و صرف بهتر، هزینه‌ها را کاهش دهند.

یک تولیدکننده جهانی سخت‌افزار فناوری، با بیش از ۳۰ میلیارد دلار فروش، با قطعاتی که مهندسان طراحی به‌طور مستقل برای محصولات آتی انتخاب می‌کردند مشکل داشت. به‌جای درخواست از تیم تدارکات به ارائه یک لیست از تأمین‌کنندگانی که کیفیت و قیمت را ارزیابی می‌کنند، برخی از آن‌ها از همکاران خود پیشنهاد خواستند و سایرین بعد از جستجوی اینترنت، محصول را انتخاب کردند. زمانی که شرکت آماده ساخت یک محصول بود، فکر کردن به یک قطعه جایگزین خیلی دیر بود و شرکت مجبور شد یک مذاکره ضعیف انجام دهد.

برای گریز از دو راهی، شرکت یک ابزار تدارکات به کار بست که حاوی یک کاتالوگ از قطعات از قبل مذاکره شده در نرم‌افزار CAD[۱] بود که مهندسانش برای طراحی محصولات جدید استفاده می‌کردند. این ابزار به مهندسان امکان می‌داد که قطعات را با نرخ مورد توافق قبلی و مدت‌زمان انجام و کار مشخص و حجم قابل‌دسترس انتخاب کنند. اگر یک قطعه در کاتالوگ قطعات تأییدشده در دسترس نبود، مهندس مربوط می‌توانست یک قطعه ارزیابی نشده پیشنهاد دهد و تیم تدارکات هشداری دریافت می‌کرد تا در زمان قابل‌توجهی، بهترین تأمین‌کننده را تعیین کند.

شروع کردن

همان‌طور که بیشتر مدیران تدارکات می‌دانند، به دست آوردن یک راه‌حل دیجیتال در اولین بار اجرا، خطرات زیادی دارد. یک استقرار ناکام منجر به دلسرد شدن تیم‌های رهبری از سرمایه‌گذاری‌های بیشتر می‌شود. مدیران تدارکات می‌توانند با انتخاب دو یا چهار ابزار دیجیتال که دارای پیگیری سابقه اثبات‌شده در بازار هستند، یک استراتژی دیجیتال سالم بسازند. موسسه Bain & Co از ۲۴۳ متخصص تدارکات نظرسنجی کرد و ۲۲ راه‌حل تدارکات دیجیتال را رتبه‌بندی کرد و آن‌ها را با موفقیت اثبات‌شده در بازار و اهمیتشان در ۵ سال پیش رو رتبه‌بندی کرد (شکل ۲). به‌عنوان‌مثال، ابزارهایی که امتیاز بیشتری در رضایت مشتری به دست آوردند شامل مدیریت کیفیت عرضه‌کننده، فاکتور الکترونیکی، بهینه‌سازی حمل‌ونقل و پلتفرم داده‌های مشترک بودند (شکل 3a و 3b). راه‌حل‌هایی وجود دارند که احتمال موفقیت بیشتری دارند و می‌توانند به دیجیتال کردن کمک می‌کنند.

شکل ۲

نظرسنجی بین، پنج راه‌حل دیجیتالی را از طریق رده‌بندی برجسته می‌کند.

گام منطقی بعدی انتخاب ابزارهایی است که اهمیت بالایی برای سازمان دارند و در رضایت نسبتاً مهم هستند. این ابزارها شامل راه‌حل‌های مدیریت فروش و مدیریت داده‌های اصلی چند دامنه‌ای می‌باشند (شکل 3c). همچنین، این راه‌حل‌ها احتمال موفقیت زیادی دارند و ROI معنی‌دار ارائه می‌دهند و ازاین‌رو ارزش دیجیتال کردن تدارکات را نشان می‌دهند.

سومین شاخه از این ابزارها شامل ابزارهایی است که اهمیت بالایی دارند ولی رضایت کمتری ایجاد می‌کنند، عمدتاً به این دلیل که به رشد کامل نرسیده‌اند یا بسیار پیچیده هستند. این گروه شامل مدیریت چرخه عمر قرارداد، پیش‌بینی تقاضا و هوش داده‌های بازار یا شبکه است (شکل 3d). این راه‌حل‌ها خطرات بالایی دارند ولی همواره برای سازمان اهمیت دارند، بنابراین بااحتیاط ادامه دهید و با دقت انجام دهید تا مطمئن شوید که راه‌حل درست را انتخاب می‌کنید.

چهارمین گروه، رتبه پایینی در رضایت و اهمیت داشتند. این گروه شامل تخفیف پویا، مزایده‌های الکترونیکی و ابزارهای تدارکات اجتماعی هستند (شکل 3e). شرکت‌ها باید با دقت انتخاب کنند و ابزارها را سفارشی کنند یا منتظر توسعه‌های بازار باشند که رضایت و اهمیت آن‌ها را افزایش می‌دهند.

شکل ۳

یک رویکرد هوشمند برای تدارکات دیجیتال: نحوه رتبه‌بندی راه‌حل‌ها که کاربران بر اساس اهمیت و رضایت انجام می‌دهند را دنبال کنید.

شرکت‌های موفق نه‌تنها ابزارهای خود را با دقت انتخاب می‌کنند، بلکه سازمان خود را آماده می‌کنند تا بیشترین استفاده از راه‌حل تدارکات دیجیتال را قبل از راه‌اندازی کسب کنند. سه معیار می‌تواند به مدیران تدارکات کمک کند که تعیین می‌کند کدام موارد کاربرد، بیشترین تأثیر را برای شرکت در بر خواهند داشت – و مدیران بایستی چه‌کارهایی انجام دهند تا پیاده‌سازی موفق را تضمین کنند.

بازگشت سرمایه. فروشندگان فناوری، با افزایش دادن بازگشت سرمایه برای هر راه‌حل نرم‌افزار موردنظر، به‌واسطه اضافه کردن منافع قابل‌توجه غیرمستقیم که ممکن است هیچ سرمایه‌گذاری در فناوری لازم نداشته باشند غریبه نیستند. به‌واسطه محاسبه صرفه‌جویی از ابزار، صرفه‌جویی‌های غیرمستقیمی که تنها با ابزار در دست قابل‌دستیابی هستند و هر مزایای کیفی مانند کاهش خطا یا افزایش سرعت، مدیران تدارکات می‌توانند با یک برآورد واقع‌گرایانه برای بازگشت سرمایه به نتیجه برسند. به‌عنوان‌مثال، کسب‌وکار، محل و بهره‌وری عملیات تدارکات موجود یک شرکت بر بازگشت سرمایه بالقوه تأثیر خواهند گذاشت. اگر یک دپارتمان تدارکات در یک کشور با هزینه پایین مستقر باشد، خودکارسازی کردن برخی عملکردها ممکن است بیهوده باشد.

قابلیت، آمادگی و هماهنگی چندوظیفه‌ای: شرکت‌های زیادی بدون در نظر گرفتن اینکه سازمان و شرکای آن‌ها آمادگی لازم برای استفاده خوب از راه‌حل‌های دیجیتال را ندارند، آن‌ها را گسترش می‌دهند. مدیران تدارکات می‌توانند با پرسش چند سؤال مهم، از موفقیت به‌کارگیری این راه‌حل‌ها مطمئن شوند: آیا مردمی که از ابزارهای دیجیتال استفاده خواهند کرد مهارت‌های دیجیتال دارند و آیا راه‌حل‌های جدید را اتخاذ خواهند کرد؟ آیا تیم‌های مالی در تکنیک باهوش هستند و تمایل استفاده از ابزارهای فاکتور الکترونیکی را دارند؟ آیا کارکنان زنجیره تأمین، پیش‌بینی تقاضا را قبول خواهند کرد؟ اگر عرضه‌کننده گزارش دستی درخواست کند، یک ابزار مدیریت عرضه کاربرد زیادی نخواهد داشت. یک ارزیابی صادقانه از میزان توانایی تیم‌های مختلف در استفاده از راه‌حل‌های دیجیتال به شما کمک خواهد کرد تا بر راه‌حل‌هایی تمرکز کنید که نتایج خوبی در بر داشته باشند.

الزامات فناوری. شرکت‌های بسیاری به‌اشتباه فرض می‌کنند که راه‌حل‌های دیجیتال باید به‌طور کامل در سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) ترکیب شوند. خبر خوب این است که اغلب ابزارهای جدید بدون اینکه رسماً یکپارچه شوند، می‌توانند در اکثر سیستم‌های ERP قرار بگیرند. این امر به شرکت‌ها امکان می‌دهد با رویکرد بهتر، بهترین ابزارها را گسترش دهند. البته، تیم‌های تدارکات باید مطمئن شوند که سیستم داده‌های موجود شرکت با راه‌حل‌های جدید به‌خوبی کار می‌کنند. زیرساخت فناوری اطلاعات نباید قابلیت به‌کارگیری را محدود کند و یکپارچگی باید با هزینه معقول در یک چارچوب زمانی قابل‌قبول، ممکن باشد.

۲- فعال کردن چشم‌انداز وسیع‌تر دیجیتال برای شرکت

تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری – بخش سوم

۳) ایجاد یک استراتژی و نقشه راه دیجیتال برای تدارکات

تدارکات دیجیتال: منافعی فراتر از بهره‌وری – بخش چهارم

[۱] – CAD software