یکپارچگی فرآیند و سیستم: منبعی جدید برای مزیت رقابتی

در این مقاله ۶ روشی که بهترین شرکت‌ها برای پیشی گرفتن از سایر شرکت‌ها بکار می‌گیرند ارائه شده است.

در یک نگاه

• شرکت‌هایی که یک مدل تکرارشونده برای ادغام‌ و اکتساب[۱] توسعه داده‌اند، نسبت به رقبایی که توجه کمتری به اکتسابات دارند، بازگشت بیشتری در زمینه سرمایه سهام‌داران تجربه می‌کنند.
• یکی از مهمترین اجزای ادغام‌ واکتساب موفق، بکارگیری مهارتی متمایز برای یکپارچگی موثر فرآیندهای کسب‌وکار و سیستم‌های مرتبط است. طبق پژوهش‌های ما، ۷۰ درصد از کل یکپارچگی فرآیندها و سیستم‌ها در همان ابتدای کار شکست ‌می‌خورند.
• پس از انجام پژوهش بر روی شرکت های موفق در زمینه اکتساب[۲]، ۶ حوزه کلیدی را شناسایی کردیم که سبب برتری شرکت‌ها نسبت به رقبا شده است. برای مثال، یکپارچه‌سازی مناسب فناوری اطلاعات نیازمند سرمایه‌گذاری است؛ این در حالی است که بسیاری از شرکت‌ها نمی‌توانند این کار را انجام دهند و این مسئله موجب پیچیدگی و افزایش هزینه‌ها می‌شود. در واقع به همین دلیل است که شرکت‌های موفق جهت برآورد هزینه‌ها، هزینه‌ی یکپارچگی سیستم‌ها را مجددا ارزیابی می‌کنند و به تناسب آن منابع و بودجه مورد نیاز را اختصاص می‌دهند.

پژوهش گسترده دو دهه گذشته ما بر روی ادغام‌ها و اکتساب‌ها، یک حقیقت مهم را آشکار کرد: قابلیت ادغام و اکتساب تکرار شونده که بوسیله فعالیت­های ادغام‌ و اکتساب‌ باثبات در چرخه‌های اقتصادی مختلفی ایجاد می‌شود، منجر به بازگشت سرمایه بیشتر سهام‌داران می‌شود. این یافته سال به سال در صنایع مختلف بیشتر نمود پیدا می‌کند.

ما بیش از ۱۷۰۰ شرکت را در طول دوره ۱۰ ساله مورد بررسی قرار دادیم و متوجه شدیم که یک شرکت معمولی به طور سالانه نرخ بازگشت سهام‌داران[۳] 6.۹ درصدی را تجربه می‌کند. شرکت‌هایی که بطور مکرر اکتساب می‌کنند و توانایی انجام معاملات بزرگتر را داشتند، به طور قابل توجهی بهتر عمل کردند و به TSR  ۹.۲% رسیدند. بدون تردید، موفقیت و یا عدم موفقیت معامله بیشتر، مربوط به تجربه تجمعی[۴] و قابلیت انجام معاملات است و تنها به شرایط معامله وایسته نیست.

مطالعه بر روی شرکت‌های موفق اکتساب‌کننده به ما نشان داد که قابلیت ادغام و اکتساب تکرارشونده معمولا ناشی از توانایی یکپارچه‌سازی موثر فرآیند کسب‌وکار و سیستم‌های مرتبط است. این مورد یکی از اجزای کلیدی در شرکتAB InBev برای موفقیت است. درحقیقت یکپارچگی صحیح فناوری اطلاعات همراه با سرمایه‌گذاری مناسب بودجه و منابع، پلتفرم بهتری را برای رشد از طریق تکرار اکتساب‌ها فراهم می‌کند. شرکت‌ها می‌توانند اکتساب‌ها را یکپارچه کنند، برای تحول دیجیتالی آماده شوند، هم‌افزایی را ممکن سازند و به هزینه‌های جاری کمتری برسند. هرچه که معاملات پیچیده‌تر می‌شود، یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

متاسفانه اغلب این نوع از یکپارچگی کمتر مورد سرمایه‌گذاری قرار می‌گیرد که در نتیجه هزینه‌های آن می‌تواند به‌سرعت افزایش یابد و ارزش معامله را بالا و پایین ببرد و یا انجام معاملات بعدی را دشوارتر کند. در پژوهش ما تعداد اپلیکیشن‌های بدترین بازیگران ۴ تا ۵ برابر بیش از بهترین بازیگران بود. همچنین هزینه های فناوری اطلاعات آنها ۲ تا ۳ برابر هزینه های بهترین بازیگران است (بر حسب درصدی از درآمد)؛ همچنین برای آن‌ها هزینه انجام معامله بعدی و یا افزودن اپلیکیشن جدید ۱۰ برابر هزینه بیشتری دارد. هزینه های بیشتر سود ناشی از هم افزایی را خنثی می کند.

شکل ۱

فرآیند و یکپارچه سازی ناقص پیچیدگی و هزینه ها را در طول زمان افزایش می دهد

مدیران اغلب زمان را به عیار هفته‌ها یا ماه‌های ابتدایی بعد از انجام معامله به این دلیل که می خواهند در مورد مسائل مهمی تصمیم بگیرند یا انتخاب مناسبترین پلتفرم برای سازمان و یا بهترین رویکرد برای یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات، هدر می‌دهند. در بیشتر موارد مدیران بر مسائل اشتباهی تمرکز می‌کنند که شامل پروژه‎‌هایی است که اولویت کمتری برای سازمان دارند مانند ادغام ایمیل‌ها، اینترانت یا سیستم‌های دیگری که می‌تواند همراه با اتصالات بسته ای[۵] بدون کاهش سرعت کسب‌وکار، به‌شکل مستقل اجرایی شوند.

بعضی از شرکت‌ها توسعه قابلیت‌های یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات را به گونه ای مدیریت می‌کنند که با گذشتن سال‌ها تبدیل به مزیت رقابتی می‌شود. با مطالعه بر روی اکتساب‌کنندگان موفق، ما ۶ حوزه کلیدی را شناسایی کردیم که سبب برتری این شرکت‌ها نسب به دیگران شده است.

۱- تز[۶] یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات را جهت راهنمایی تلاش های یکپارچه‌سازی همراستا کنید.

براساس پژوهش‌های ما، ۷۰% از تلاش‌های یکپارچگی فرآیند و سیستم‌ها در همان ابتدا و نه در انتها کار شکست می‌خورند. تز ناکافی در مورد یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات و اجرای آن‌ها مهمترین دلایل شکست اند. یک فرضیه باید به شرکت کمک کند که از بین مواردی مانند یک مجموعه سیستم، ترکیبی از هر دو سیستم یا سیستمی به طور کلی جداگانه، یک مورد را انتخاب کند. یک جواب رایج بدین شکل است: ستون فقرات یک سیستم شامل سیستم پردازش تراکنش‌های کلیدی(مانند ERP، سیستم بانکداری اصلی و غیره) و فرآیندهای مالی است و مستر دیتا[۷] (داده اساسی) از اکتساب‌کنندگان یا براساس هدف مورد نظر مناسب آینده انتخاب می شود و این امکان را می‌دهد که یک شرکت به سیستم شرکت دیگری بپیوندد.

۲- فرآیندها و سیستم‌ها را با سرعت زیاد یکپارچه کنید.

ما می‌دانیم که بهترین اکتساب‌کنندگان هنگام یکپارچه‌سازی با یک مجموعه از سیستم‌ها، به‌سرعت عمل می‌کنند. آن‌ها بدین روش از تلف شدن استعداد و آشفتگی‌های ناشی از دوره‌های طولانی یکپارچه‌سازی جلوگیری می‌کنند و هم‌افزایی را در ابتدا انجام می‌دهند. همچنین سرعت اهمیت زیادی دارد. طبق برآوردهای ما، بیش از نصف هم‌افزایی کسب‌وکار اغلب مشروط به یکپارچگی سیستم‌ها است. یکپارچه‌سازی سریع‌تر سیستم‌ها، تحقق درآمد و هزینه هم‌افزایی و معرفی زودهنگام قابلیت‌های فناورانه جدید همانند توانایی ارائه چهره‌ای واحد به مشتری را ممکن می‌سازد. ما متوجه شدیم که موفق‌ترین شرکت‌های اکتساب‌کننده نیمی از یکپارچه‌سازی سیستم‌ها را حدودا در سال اول و نیمی دیگر را در حدود دو تا سه سال بعد تکمیل می‌کنند. برای شرکت‌های دیگری که رویکردی منضبط، سیستماتیک و تکرارشونده ندارند، مدت زمان یکپارچه‌سازی سیستم‌ها بسیار بیشتر طول خواهد کشید.

۳- منابع و بودجه را به‌طور مناسب اختصاص دهید.

یکپارچه‌سازی مناسب فناوری اطلاعات نیازمند سرمایه‌گذاری است که بسیاری از شرکت‌ها قادر به برآورده کردن آن نیستند و این مسئله سبب پیچیدگی و افزایش هزینه می‌شود. یکپارچه‌سازی سریع‌تر نیازمند سرمایه‌گذاری اولیه بیشتری است اما شرکت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که سرمایه گذاری آن‌ها مناسب و مقرون‌به‌صرفه است.

ما متوجه شده‌ایم حتی هنگامی که شرکت‌ها سرمایه‌گذاری‌ لازم را انجام می‌دهند، برآورد هزینه‌های یکپارچه‌سازی سیستم‌ها در حدود ۲۰% تا ۵۰% از مقدار برآورد شده بیشتر است. در حقیقت شرکت‌ها باید تخمین هزینه یکپارچه‌سازی سیستم‌ها را مجددا انجام دهند. برای مثال، در دو اکتساب انجم شده در مقیاس بزرگ در صنعت محصولات مصرفی متوجه شدیم که فرصت‌هایی برای کاهش ۴۰ تا ۵۰ درصدی برآورد هزینه‌های یکپارچه‌سازی سیستم‌ها بدون تاثیر بر ارزش پروژه وجود داشته است.

۴- هنگام انجام یکپارچه‌سازی از طرح‌های اجرایی دیجیتال محافظت کنید.

تحول دیجیتال بخش اصلی طرح‌های اجرایی فناوری اطلاعات برای بیشتر شرکت‌ها است. شرکت‌ها باید شعار قدیمی “اول یکپارچه‌سازی / سپس بهینه‌سازی” را فراموش کنند. در واقع تحول دیجیتال باید بخشی از یکپارچگی باشد که تفاوت میان پیروزی و شکست در رقابت دیجیتال را تعیین می‌کند. هدف یافتن راهی برای پیشرفت تحول دیجیتال بدون فدا کردن یکپارچگی فناوری اطلاعات است. بر اساس تجربه ما، شرکت‌های اکتساب‌کننده موفق حفاظت از هر دو منابع تحول دیجیتال و یکپارچه‌سازی را همزمان اولویت اول خود قرار می‌دهند.

۵- از بهترین استعدادهای حوزه فناوری اطلاعات با در نظر گرفتن نیازهای تحول استفاده کنید.

استعدادهای با کیفیت حوزه فناوری اطلاعات بسیار پرتقاضا هستند و یافتن آنها نیز دشوار است. صرف نظر از رویکرد یکپارچه‌سازی مدنظر، انتخاب استعدادها باید در هر زمینه به بهترین شکل باشد و وابسته به سیستم‌های انتخابی نباشد. همچنین شرکت‌ها باید براساس نیازهای کوتاه و میان مدت یکپارچه‌سازی و حفظ استعدادهای لازم جهت اطمینان از انجام نرم تغییرات استعدادها را انتخاب کنند. همچنین مهم است که بخشی از منابع را در ابتدا بکار بگیریم.

۶- رویکرد و هزینه‌های فناوری اطلاعات را در زمان یکپارچه‌سازی مجددا ارزیابی کنید.

هزینه‌های یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات و به طور کلی‌تر، هزینه‌های عملیاتی فناوری اطلاعات بدلیل نیاز شرکت‌ها به سرمایه‌گذاری بر روی قابلیت‌های جدید و رفع بدهی فنی دائما در حال افزایش است. بسیاری از شرکت‌ها از رویکردهای سنتی در ارزیابی صلاحیت هنگام تعیین اهداف هزینه‌‌ای فناوری اطلاعات بر اساس معیارهای تاریخی استفاده می‌کنند. گاهی نیاز به پذیرش الزامات قانونگذار (مانند محرومیت کسب‌وکارها برای رفع نگرانی‌های رقابتی) موجب پیچیدگی و افزایش هزینه های یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات بصورت یکباره می‌شود. این موارد معمولا در مرحله ارزیابی صلاحیت محسوب نمی‌شود. این هزینه‌های یکباره می‌تواند تا حدی زیاد شود که برای سالها بر روی سود و زیان اثرگذار باشد.

ما باور داریم که واقعیت فعلی افزایش هزینه‌های فناوری اطلاعات که ناشی از تلاشهای صورت گرفته برای تحول دیجیتال و دیگر پیچیدگی‌های تبادلی است توسط معیارهای تاریخی منعکس نمی‌شود. همچنین اقدامات مربوط به یکپارچه‌سازی و تحول را نباید به صورت جدا از یکدیگر در نظر گرفت. یکپارچه‌سازی و تحول نیازمند نقشه راه و طرح توجیهی برای جلوگیری از افزایش هزینه‌های ناگهانی است. به دست آوردن نقشه راه کامل و اهداف درست هزینه‌ای به معنای بررسی دقیق‌ در زمان ارزیابی صلاحیت است. حقیقت این است که وقتی معامله انجام شد، کار دیگری از دست ما بر نمی‌آید (کار از کار گذشته است).

جمع بندی

برای درک این اصول، ادغام دو بانک “First Gulf Bank و National Bank of Abu Dhabi” برای تشکیل بزرگترین بانک امارات متحده عربی و یکی از پنج بانک بزرگ خاورمیانه را در نظر بگیرید. این دو بانک در زمان اعلام ادغام روی هم دارای ارزش بازار به اندازه ۳۰ بیلیون دلار بودند. سابقا هر دو این بانک‌ها رقبای یکدیگر بودند. این بانک‌ها سبد محصولات یکسان داشتند و در جایگاه مکمل بازار فعالیت می‌کردند اما تفاوت‌های مهمی در نحوه عملکرد دو بانک وجود داشت. این یکپارچگی برای دو بانک بزرگ اتفاق افتاد که تمام خدمات را در سطح جهانی ارائه می‌دادند که خود موجب افزایش پیچیدگی به کل فرآیند یکچارچگی بخصوص در بخش فرآیندها و سیستم‌ها می‌شد. هیچ کدام از این بانکها ادغامی در این مقیاس و یا یکپارچگی سیستمها به این شکل را تجربه نکرده بودند.

First Abu Dhabi Bank یا همان فاب (FAB)، به بهترین شکل ممکن اصول یکپارچه‌سازی را انجام داد و نهایتا در طول ۲۰ ماه، یکپارچگی کامل فناوری اطلاعات را به ثمر رساندند، در حالی‌که مهلت اولیه ‌یکپارچه‌سازی را حدود ۲۴ ماه تعیین کرده بودند.(این مقدار برای بانک‌های اکتساب‌کننده حداقل ۳۶ ماه است). یکپارچه‌سازی زودهنگام برای بانک منافع زیادی را در پی داشت و بانک زودتر از حد ممکن به کسب‌وکار جدید منتقل شد. فرآیند یکپارچه‌سازی یکی از بخش‌های کسب‌وکار تنها در طول ۹ ماه تکمیل شد و این امکان را فراهم ساخت تا به روند معمول کسب و کار دوباره ملحق شود.

اکنون نگاهی می‌اندازیم به روشهایی که این امر را امکان‌پذیر ساخت.

یک مسیر (نقشه) یکپارچه واضح و تعریف شده کسب و کار به همراه حقایق وضعیت فناوری اطلاعات هر دو سازمان، گزینه‌ها و پتانسیل مناسب جهت تعیین نحوه یکپارچگی فناوری اطلاعات در دو شرکت ادغام شده را فراهم ساخت. این موارد شامل ارزیابی گزینه‌ها برای پذیرش سیستم از هر شرکت، استفاده از بهترین سیستم که متعلق به هر کدام باشد و یا اتخاذ راه حل‌های جدید برای اجزای کلیدی فناوری اطلاعات است. این تصمیم هنگام تغییر به سیستمهای یکی از بانکها و یا اضافه شدن سیستم بانک دیگر در صورت وجود شکاف گرفته شد. بجای رویکرد زمانبر پایین به بالا، رهبران یکپارچه‌سازی زمان را صرف همراستا نمودن مدیران ارشد بر روی فرضیات یکپارچگی و اصول راهنما نمودند. این حرکت برای شروع و دوری از موانع بعدی مسیر حیاتی بود.

اصول راهنما، نیاز به یکپارچه‌سازی سریع جهت انجام عملیات و ارائه خدمات به مشتریان بعتوان یک بانک واحد را در مدت ۲۴ ماه نشان دادند. سایر تصمیمات نیز از این هدف پشتیبانی می‌کردند – تصمیم درباره اینکه اول به این فضا مهاجرت کنیم، سپس قابلیت اضافه کنیم، رویدادهایی که به نمایش درخواهد آمد را از پیش معین کنیم؛ پروژه های در حال انجام اضافی را به حداقل برسانیم و به دنبال قابلیت های اضافی باشیم؛ و منابع را به سمت تلاش های یکپارچه سازی به طور مناسب اختصاص دهید.

مدیریت ارشد طی ۶ هفته پس از آغاز طرح در مورد فرضیات فناوری اطلاعات بوسیله خرید گسترده سهام (Buy-in) همراستا شدند. طی ۳ ماه، آنها فرضیات را تایید نموند و تمام شکافهای ادراکی را پیش از ادامه کار به سمت برنامه‌ریزی جزئی رفع نمودند. برنامه‌ریزی جزئی یکپارچه‌سازی قبل از روز نخست موجب شد تا تیم‌های یکپارچه‌سازی آماده انجام کار در زودترین موعد شوند و یکپارچه‌سازی را در کوتاه‌ترین زمان ممکن به انتها برسانند.

این‌گونه بنظر می‌رسد که گرایش‌های اخیر در ادغام و اکتساب سبب افزایش پیچیدگی و گزینه‌ها برای اکتساب‌کنندگان می شود.

مطالعات ما روی ۲۵۰ معامله انجام شده در سال ۲۰۱۸ نشان می‌دهد که برای معاملات با تعین گستره ای بیش از معاملات متعدد شده است.

 فرست ابوظبی بانک و بسیاری از شرکت‌های دیگر دربحبوحه تغییرات صنعتی جهت یافتن بازارهای جدید، مناطق جدید و قابلیت‌های دیجیتالی جدید به ادغام‌ و اکتساب روی آوردند تا به رشد اقدام کرده‌اند.

در ابتدا کار ممکن است معاملاتی با تعین گستره ای، یکپارچگی فرآیند و سیستم‌های کم، به هم‌افزایی اثرگذار و فرآیندهای پوششی (overlapping processes) کمتری نیاز داشته باشد. همچنین با دادن لینک موردنیاز به مدل عملیاتی، معاملات، انتخاب‌های بیشتری را در اختیار قرار می دهد. تعیین صحیح فرآیند و سیستم‌ها مناسب به معنای پاسخ دادن به پرسش‌های بسیاری است. برای مثال، آیا کسب وکار اکتساب‌کننده باید به شکل جداگانه به فعالیت خود ادامه دهد یا باید به طور کامل یکپارچه‌‌سازی انجام شود؟ کدام نوع عملکردها در هر دوکسب وکار به اشتراک گذاشته خواهد شد؟ کدام سیستم‌ یا فنآوری متمایز یک کسب‌وکار می‌تواند برای کسب و کار دیگر نیز به کار گرفته شود؟

شرکت‌ها برای پاسخ به این پرسشها نیاز دارند تا بین رویکرد یکپارچه سازی کسب و کار محور و تعاملاتی با مشتریان، تمایز قائل شوند. بعضی سیستم‌هایی پشتیبانی کسب وکار می توانند به اشتراک گذاشته شوند. حتی اگر شما هیچ کدام از سیستم ها را یکپارچه نکنید، باز هم قادر خواهید بود تا از قابلیت یک شرکت درون شرکت دیگری نیز استفاده کنید و استقرار (توسعه) آن قابلیت‌ها را برای هر دو شرکت شتاب ببخشید. شما می‌توانید برای ایجاد زیرساخت‌های مشترک، قابلیت‌های شبکه و کاربر نهایی اقدام کنید.

بیشتر شرکتها از ادغام و اکتساب به منظور بدست آوردن قابلیتهای دیجیتال(هر نوعی از قابلیت‌ها مانند تجزیه و تحلیل پیشرفته،رایانش ابری، امنیت و توسعه چابک)  استفاده می‌کنند. در حقیقت، ادغام و اکتساب قابلیت محور در معاملات استراتژیک از ۲% درسال ۲۰۱۵ به ۱۵% در سال ۲۰۱۸ رشد داشته است. برای این شرکت‌ها، سوال اصلی این است که چه مقدار سریع می توانید قابلیت شرکتی را برای شرکت دیگر نیز به کار بگیرید؟ اکتساب کنندگان موفق آنهایی خواهند بود که متوجه می شوند هر چه سریع‌تر یکپارچه سازی انجام شود، ارزش بیشتری پیدا می‌کنند.

[۱] – Mergers & Aqcuisitions

[۲] – highest-performing acquirers

[۳] – Total Shareholder Return (TSR)

[۴] – Cumulative Experience

[۵] – Patched connections

[۶] – Thesis

[۷] – Master Data