محل کار دیجیتالی چیزی بیشتر از ارسال پیام فوری است

امروزه دشوار است تصور کنیم صنعتی وجود دارد که در آن فعالان کسب وکار موظف نیستند محصولات و خدمات جدیدی را برای مشتریان خود سریع تر از همیشه ارائه دهید. همکاری در تیم هایی با پیشینه های گوناگون این نوآوری را تسریع می کند، اما چگونه می توان این کار را در نیروی کار امروزی ممکن ساخت؟

در سال های اخیر، همکاری بسیار فراتر از حوزه های سنتی جلسات، همایش ها، تماس های تلفنی و ایمیل گسترش یافته است. پیشرفت های مداوم در فن آوری، پارادایم جدیدی را در همکاری ایجاد کرده است که توسط برنامه های پیشرفته، محاسبات ابری، اتصال به اینترنت پیشرفته و رفع موانع ارتباط در سیستم عامل ها امکان پذیر کرده است. یک محیط کار مدرن اکنون حوزه همکاری های فیزیکی را با ابزارهای همکاری مجازی در می آمیزد تا نه تنها بهره وری را در بین کارگرانی که در آن مستقر هستند بهینه کند بلکه برای تیم های از راه دور و متفاوت امکان هماهنگی در زمان واقعی را فراهم آورد.

همکاری در نزد کسب وکارها صرفاً به عنوان یک ارزش تلقی می شود، اما ضروری است فراتر از آن تحول پیدا کنند. اکنون هر سازمان باید یک محل کار دیجیتالی باشد. البته این بدان معنا نیست که فقط به یک محل کار مجازی تبدیل شوید که در آن افراد در هر زمان با هر دستگاهی کار کنند، بلکه به معنای مدرن کردن فن آوری مورد استفاده کارمندان است تا کار گروهی بدون اصطکاک و همانند شیوه ای که با دوستان و خانواده خود به صورت آنلاین تعامل می کنند انجام شود.

درحالیکه ابزارهای همکاری مجازی به طرز بسیار باورنکردنی ارزشمند شده اند، ارتقاء به حوزه های همکاری فیزیکی – ترکیب وایت بردهای الکترونیکی، اتاق های کنفرانس هوشمند، اتاق های جلسات و غیره- به همراه دستگاه های تلفن همراه و فن آوری سنتی تر در محل مانند رایانه های شخصی رومیزی و تلفن برای ایجاد انعطاف پذیری به همان اندازه مهم است. برای انعطاف پذیری، حرکت به محل کار دیجیتالی باید کاملاً جامع و هماهنگ با روش هایی باشد که کارمندان شما بهترین کار خود را به صورت جداگانه و با هم انجام می دهند.

چرا سرمایه گذاری می کنید؟

مانند هر ابتکار عمل نوآوری، هزینه حرکت به سمت یک محل کار دیجیتالی در ابتدا می تواند بسیار زیاد احساس شود و بعضی اوقات نیاز به خرید سازمانی دارد. با این وجود دلایل مختلفی وجود دارد که باعث می شود سرمایه گذاری به خوبی انجام شود:

• مکان های دیجیتال کارایی را افزایش می دهند. طبق نظرسنجی انجام شده توسط Workfront، ما فقط ۴۰% از روز کاری خود را صرف کارهای اصلی خود می کنیم و ۴۴% از کارگران می گویند که آنها ابزارهای بیشتری برای مدیریت کار می خواهند. محل کار دیجیتالی می تواند به طور خودکار وظایف و خطاهای اداری را کاهش دهد، داده های مشترک شده توسط ذینفعان مختلف را مدیریت کند و تجزیه و تحلیل پیشرفته ای را ارائه دهد تا به شما امکان دهد باهوش تر، چابک تر و سریع تر عمل کنید.
• کارگران هرگز سیار نبوده اند. تحقیقات IWGنشان داد که ۷۰% از کارکنان در سطح جهان حداقل یک روز در هفته دورکاری می کنند و بیش از نیمی از آنها این کارها را حداقل در نیمی از هفته انجام می دهند. این را هم در نظر بگیرید که تنها در عرض چند سال، نیمی از نیروی کار ما ممکن است متشکل از فریلنسرها باشد. به لطف یکپارچه بودن ابر، همگرایی واقعی دستگاه ها فرا رسیده است و ما به جایی رسیده ایم که  ”هر کجا، هر وسیله ای“ به واقعیتی بالفعل برای مشاغل تبدیل شده است.

• این یک ضرورت استخدام است. نسل جوانتر کارگران – بومیان دیجیتال – در فن آوری های همکاری بسیار ماهر هستند و تا حد زیادی انتظار چنین فناوری هایی را در محیط کار دارند. برای جذب بهترین استعدادها، شما فقط نمی توانید آنچه را که انتظار دارند ارائه دهید؛ باید از آن فراتر بروید. پیام های فوری و چت های گروهی کافی نیستند.
• به تجارت خوب معنی می بخشد. طبق بررسی جدیدی که شرکت من از تصمیم گیرندگان فناوری اطلاعات در کسب وکارهای کوچک و متوسط انجام داده است، ۶۶% می گویند کارگرانشان حداقل یک بار در روز به دلیل ابزارهای ناکارآمد همکاری، تاخیر یا نتایج بدتر از حد انتظار را تجربه می کنند؛ به عبارت دیگر، اگر می خواهید محیط کار را مدرن کنید، باید این کار را به درستی انجام دهید.

من در چه مواردی سرمایه گذاری می کنم؟

با کمال تعجب، هیچ راه حلی به یک اندازه مناسب برای ساخت یک محل کار دیجیتالی وجود ندارد. هر کسب وکاری نیازهای مختلفی دارد. همراه با محصولات و خدمات بی شمار، تعیین راه درست پیش رو دشوار است. تنها راه پاسخ به این سؤال که کدام ابزارها برای سازمان شما مناسب هستند، این است که یک ارزیابی صادقانه و جامع از آنچه بیشترین معناداری را برای تجارت شما ایجاد می کند انجام دهید. کارمندان شما مایلند چگونه کار کنند؟ آنها از نظر جغرافیایی چه میزان پراکنده اند؟ هزینه های شما در زمینه همکاری و ابزار ارتباطی در حال حاضر چگونه است؟ آیا می توان هرکدام از این فناوری ها را با فناوری های کم هزینه تر و / یا کارآمدتر جابجا کرد؟

از آنجا می توانید تعیین کنید که کدام ابزار به بهترین وجه با نیاز شما مطابقت دارد. برخی از مواردی که شاهد تغییر عمده آن در محیط کار بوده ام شامل مجموعه های بهره وری چند منظوره (all-in-one)، سیستم عامل های مدیریت پروژه مبتنی بر ابر و مدیریت دستگاه های مبتنی بر ابر و خودکار است.

چه چیزی در حال پدیدار شدن است؟

طی یک دهه آینده – حتی تنها در سال ۲۰۲۰ – می توان انتظار داشت که انواع ابزارهای دیجیتالی پیشرفته تری به صورت آنلاین منتشر شود. می توانیم انتظار داشته باشیم که کارمندان به طور فزاینده ای در فضاهای دیجیتالی خود غوطه ور شوند، کل روزکاری را در همکاری های گروهی، میزبانی جلسات مجازی – از طریق صدا، فیلم، چت – و اسناد گزارش همکاری، همه را از طریق یک رابط واحد بگذرانند.

در کوتاه مدت، به احتمال زیاد خواهیم دید که محصولات نرم افزاری کم کد / بدون کدنویسی، انواع کارهای تجاری را به طور خودکار انجام می دهند و کارمندان بیشتری (بطور خاص، کسانی که سابقه کدنویسی ندارند) را قادر می سازند از فناوری های پیشرفته استفاده کنند. دستیاران دیجیتال (رباتها) نیز ممکن است نقش مهمی را در محل کار بازی کنند.

در دراز مدت، پیشرفت در اتصال بی سیم به طور مداوم تداوم شبکه را تقویت می کند و به کسب و کارها این امکان را می دهد تا بارهای کاری سریعتر و پیچیده تری را مدیریت کنند. گجت های پوشیدنی نیز ممکن است با ارائه تجزیه و تحلیل پیشرفته و باز کردن درهای پیش بینی فناوری، بر محل کار دیجیتالی، به ویژه نیروی کار سیار تأثیر بگذارند.

 قادر می سازند از فناوری های پیشرفته استفاده کنند. دستیاران دیجیتال (ربات ها) نیز ممکن است نقش مهمی را در محل کار بازی کنند.

در درازمدت، پیشرفت در اتصال بی سیم به طور مداوم تداوم شبکه را تقویت می کند و به کسب وکارها این امکان را می دهد تا بارهای کاری سریع تر و پیچیده تری را مدیریت کنند. گجت های پوشیدنی نیز ممکن است با ارائه تجزیه و تحلیل پیشرفته و باز کردن درهای پیش بینی فناوری، بر محل کار دیجیتالی، به ویژه نیروی کار سیار تأثیر بگذارند.

افکار نهایی

همکاری در محل کار برای تجارت ضروری است و از مدت ها پیش از لپ تاپ ها، دستگاه های تلفن همراه و نیروی کار پراکنده وجود داشته است. با این حال، آنچه اکنون تغییر کرده این است که حصارهای بین کارکنان و فناوری در حال شکسته شدن است و کارگران از وظایف دستی خلاص می شوند و می توانند به سمت خلاقیت و نوآوری بیشتر سوق پیدا کنند. تعامل و همکاری بین کارگران دیگر منتظر جلسات برنامه ریزی شده نیستند. اکنون این همکاری ها دائمی هستند.

معتقدم که این موضوعات تمامی صاحبان کسب وکار را مجبور می کند تا یک رویکردی روشن بینانه و آینده نگر را برای بهبود و اصلاح محیط کار اتخاذ کنند تا نه تنها با سرعت پیشرفت فناوری بلکه انتظارات در حال تحول کارگر باهوش مدرن همگام باشد. کسانی که نمی توانند همگام شوند به زودی عقب می مانند.

منبع: Forbes, 2020

نویسنده: Ken Lamneck