Menu
عبارت لجستیک مذاکرات به تمامی فعالیت های مربوط به تهیه و مرتب کردن مطالب و مدارک لازم برای مذاکرات، کارهای مربوط به برگزاری جلسه مذاکره مانند آماده سازی محل، تعیین زمان مناسب، امکانات لازم برای حضور در جلسه مثل بلیط هواپیما و ویزا اطلاق می گردد. در این بخش تمامی فعالیت های مربوط شرح داده می شود.
مذاکره- آموزش اصول و فنون مذاکره- استراتژی مذاکره- اصول و فنون مذاکره- امتیاز گیری در مذاکره- روش برگزاری جلسات- چانه زنی- مذاکرات بین المللی- مذاکره موفق- مذاکره کننده بین المللی- کتاب راهکارهای عملی مذاکرات بین المللی موفق- لجستیک مذاکرات- پیش زمینه مذاکرات
در بخش قبل به مزایای برگزاری جلسات در شرکت/کشور خود و مشکلات میهمان بودن پرداخته شد. در این قسمت به بررسی سایر موارد پرداخته می شود.
مزایای میهمان بودن
برخی اوقات لازم است به عنوان بخشی از فعالیتهای اطلاعاتی حتما به محل شرکت طرف مقابل رفته تا امکانات و تاسیسات آنها را از نزدیک مورد بررسی قرار دهد:
پس از انتخاب محل به انتخاب ساختمان می رسیم. در اینجا گزینه های گوناگون مورد بررسی قرار می گیرند.
ساختمان شرکت
معمولا در طراحی و دکوراسیون ساختمان شرکتها، محلی برای برگزاری جلسات در نظر گرفته می شود. به دلیل دسترسی به امکانات کاری مناسب مانند کامپیوتر و اینترنت و اطلاعات مورد نیاز شرکت یک محل خوب برای برگزاری جلسه مذاکرات است. یک نکته مثبت دیگر دسترسی آسان به همکارانی است که اطلاعاتی مربوط به موضوع مذاکره دارند ولی در تیم مذاکرات نیستند.
هتل
در صورتیکه به هر دلیلی ساختمان شرکت مناسب برگزاری جلسه نباشد، باید از مکانهای دیگر استفاده نمود. هتل ها معمولا دارای امکانات مناسبی برای برگزاری جلسات هستند. قبل از انتخاب هتل حتما باید از فراهم بودن امکانات مورد نیاز و کیفیت آنها (سرعت اینترنت، مانند اتاق مخصوص، میز و صندلی و مبلمان مناسب، امکانات سمعی بصری) اطمینان حاصل نمود و آنها را رزرو کرد.
رستوران
در برخی موارد رستورانها برای محل مذاکره در نظر گرفته می شوند. گرچه امکانات برگزاری جلسه در آنها کامل نیست ولی به دلیل وجود غذا محیط آسوده تر و دوستانه تری به وجود می آید که در برخی مواقع برای حل مشکلات و پیشبرد مذاکرات بسیار ضروری است.
صندلی های مهم! از راست به چپ: ژوزف استالین، فرانکلین روزولت و وینستون چرچیل سران متفقین در تهران این سه تن برای مذاکره و تعیین استراتژی در ادامه و خاتمه جنگ جهانی دوم در طی روزهای ۲۸ نوامبر تا اول دسامبر ۱۹۴۳ در تهران گرد آمدند در حقیقت این مذاکرات سرنوشت جنگ جهانی دوم را تعیین نمود. اگر به تصویر دقت کنید آنها روی صندلی های متفاوتی نشسته اند دلیل آن علاقه بیش از حد آنها به صندلی هایشان و احساس راحتی نشستن روی آنها بود که توسط تیم متبوعشان به محل مذاکرات آورده شده بودند! |
منزل
برگزاری جلسات می تواند یک حرکت بسیار دوستانه باشد ولی باید توجه داشت که محیط منزل مناسب جو مذاکرات باشد. به عنوان مثال دعوت یک مرد جا افتاده شصت ساله برای مذاکره به منزلی که پر از بچه های شیطان است، بعید است نتیجه مطلوبی به بار آورد.
اتاق مذاکرات محلی است که تقریبا تمام اتفاقات مهم مذاکرات در آن رخ می دهد. بنابراین در انتخاب آن توجه ویژه ای مبذول داشته و قبل از برگزاری مذاکرات شخصا مطمئن شوید که به طور مناسب آماده شده است.
نور
نور اثر بسیار مهمی بر افراد و رفتارهای کاری و غیر کاری آنها دارد. نور طبیعی روز باعث هوشیاری و سرزندگی افراد می شود. ولی در جاها و فصلهایی که نور شدید است باید با استفاده از پرده های مناسب میزان نور را کنترل نمود. در صورت استفاده از نور لامپ های الکتریکی؛ به خاطر داشته باشید که لامپ های با نور زرد رنگ نور گرمتر و طبیعی تری از لامپ های با نور سفید دارند.
فضا
در اتاق مذاکرات باید فضای کافی برای کار و بحث ها در نظر گرفته شود در عین حال فضای بسیار بزرگ، خالی و بدون مصرف احساس خوبی در مذاکره کنندگان ایجاد نمی کند.
امکانات
امکانات لازم برای برگزارای جلسه به میزان کافی و با کیفیت مناسب باید درا اختیار همه مذاکره کنندگان باشد:
دکور و چیدمان
نحوه چیدمان میز و صندلیهای دو طرف مذاکره در القای احساسات مختلف در دو طرف و شکل دادن فضای مذاکرات تاثیر قابل توجهی دارد:
با توجه به فضای مذاکرات باید چیدمان مناسب انتخاب گردد.
تهویه هوا و دمای مناسب
کیفیت هوا و دمای اتاق اثر بسیار مهمی در راندمان کاری افراد دارد. در مذاکرات به علت فشردگی بیشتر کارها و فشار و هیجانات برای پیشبرد و رسیدن به توافقات اهمیت این امر بسیار بیشتر است. لذا حداقل یک روز قبل از شروع جلسات از کارکرد درست سیستم تهویه اطمینان حاصل نمایید
پذیرایی
به دلیلی جلوگیری از پرت شدن حواس حضار به دلیل بوی میوه ها وغذاها باید وسایل پذیرایی خارج از اتاق مذاکره قرار گیرند. در سر میز مذاکره باید فقط آب قرار گیرد.
این مطلب ادامه دارد…
ما گروهی از مدیران و متخصصان مدیریت، مهندسی، استراتژی و بازاریابی با تجربه بین المللی هستیم که در پی ارتقای سطح دانش کاربردی مدیریت در پهنه صنعت و تجارت کشوریم. در این راه آماده ارایه خدمات در شاخه های کسب وکار گوناگون و صنایع مختلف هستیم.
آدرس: تهران، دهکده المپیک، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده مدیریت و حسابداری
شماره تماس: ۰۹۱۹۸۳۶۶۳۶۱
ایمیل: Ibc.consulting2020@gmail.com
استفاده از مطالب با ذکر منبع بلامانع است.
