رفتارهایی که به رهبران در مواجه با بحران کمک می‌کنند
در هفته‌های گذشته منتهی به روزهای فعلی، نقش‌ها و مسئولیت‌های رهبران کسب‌وکارها تغییر دراماتیکی داشته است. قبل از شیوع بیماری کویید۱۹، مدیران ارشد و مدیران اجرایی به دنبال رشد سازمانی با تمرکز بر شکوفایی نوآوری، ایجاد سرمایه و کسب سهم بازار بودند. امروز اما بسیاری از این مدیران باید سریعاً تصمیماتی در راستای کنترل هزینه‌ها و حفظ نقدینگی اتخاذ کنند. موانع متعددی پیش روست- مشکلات پیش‌آمده در زنجیره تأمین، کمبود نیروی کاری، چالش‌های عملیاتی- که دامنه نقش‌ها و اولویت‌های مدیران را متحول خواهد کرد. به خاطر داشته باشیم که با تمام این احوالات، مدیران و اعضای تیم‌های آنها پیگیر مسئله‌های سلامت و ایمنی هستند، از دور کار می‌کنند و خانواده خودشان را در این دورانِ دنیاگیری حمایت می‌کنند.
این اتفاق آن‌گونه که به نظر می‌رسد، انتقالی آسان نخواهد بود. تمام آنهایی که مسئولیت دارند در زمینه‌هایی که به‌طور کامل در آنها زبدگی رهبری ندارند، به آزمون کشیده خواهند شد و منحنی یادگیری با شیب بیشتری به‌پیش خواهد رفت.
با در نظر داشتن ۲۱ هزار ارزیابی که در میان مدیران ارشد انجام داده‌ایم، تیم پژوهش ما در مجموعه ghSMART آموخته که در بحران به‌پیش برود و رهبران نیز باید ۴ رفتار مشخص را خودشان و تیمشان به وجود بیاورند. تصمیمات سریعی باید در زمینه دقت، تطبیق شجاعانه، تحویل قابل‌اتکا و سهیم شدن در جهت اثرگذاری اتخاذ شود. تاکتیک‌هایی که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت، به شما کمک خواهد کرد که چگونه رهبران خودتان را به سمت این رفتارها سوق دهید و نقش مربی‌گری ایفا کنید.
رفتار ۱: با دقت و سریع تصمیم بگیرید
وضعیت به‌طور روزآمد در حال تغییر است و شاید بتوان گفت در عرض هر ساعت با وضعیتی متفاوت روبرو هستیم. بهترین مدیران سریعاً اطلاعات در دسترس را تحلیل می‌کنند، مشخص می‌نمایند که چه مواردی از اهمیت بالایی برخوردار است و تصمیمات قاطع می‌گیرند. در طی یک بحران، مسئله‌های شناختی به اوج می‌رسد، اطلاعات ناقص است، منافع و اولویت‌ها با هم تضارب می‌یابند و احساسات و نگرانی‌ها به نهایت می‌رسد. ناتوانی در تحلیل نتیجه‌ای محتمل است، برآمده از تمایلی طبیعی در سازمان‌های پیچیده که به عقلانیت جمعی متکی هستند. رهبران باید مقاومت را بشکنند تا سازمان را معطوف به ادامه کسب‌وکار نمایند و درعین‌حال احتمال موفقیت میان‌مدت و بلندمدت را با تمرکز بر مقولات مهم افزایش دهند. توسعه یک چارچوب ساده و مقیاس‌پذیر برای تصمیم‌گیری سریع، حیاتی است.
شما و رهبران شما باید:
- اولویت‌ها را تعریف کنید. بین ۳ الی ۵ مورد را شناسایی کنید و با آنها در میان بگذارید. در ابتدای بحران، یکی از این اولویت‌ها تأمین ایمنی و مراقبت از کارکنان، نقدینگی مالی، حفظ مشتریان و تداوم عملیاتی است. مسائلی که بروز می‌کنند را مستند کنید، مطمئن شوید که رهبری از آنها آگاه است و اصلاحات روندی را طی بروز رویدادها عملی کنید.
- بده-بستان های هوشمندی را برقرار کنید. چه تعارضاتی میان اولویت‌های مشخص‌شده روی خواهد داد؟ کدام اولویت مهم تلقی می‌شود و کدام‌یک از آنها اضطراری است؟ باید چه انتخابی بین بقای امروز و موفقیت فردا انجام داد؟ به‌جای فکر کردن به تمام احتمالاتی که امکان ظهور دارند، بهترین رهبران از اولویت‌های خودشان به‌عنوان مکانیسم برقراری بده-بستان استفاده می‌کنند.
- تصمیم‌گیرنده‌ها را مشخص کنید. در ”اتاق جنگ“ مشخص کنید که چه کسی تصمیم نهایی را می‌گیرد. خط مقدم را توانمند کنید تا در هر امکانی تصمیم بگیرند و به‌طور شفاف بگویند که به چه چیزی، چه زمانی و برای چه کسی نیاز دارند. الگوی عمل شما باید به نحوی باشد که تصمیمات را به سمت پایین هدایت کنید و از انتقال تصمیمات به بالا خودداری کنید.
- عمل‌گرایی را تشویق کنید و اشتباهات را با تنبیه جریمه نکنید. گام‌های اشتباه روی خواهد داد اما پژوهش ما نشان می‌دهد که اقدام نکردن و عمل نکردن در برخی نقاط وضعیت را بدتر می‌کند.
رفتار ۲: شجاعانه خودتان را تطبیق دهید.
رهبران قوی از شرایط متغیر سبقت می‌گیرند. از منابع متفاوت و مختلفی اطلاعات و ورودی دریافت می‌کنند و به‌هیچ‌وجه نمی‌ترسند که اعتراف کنند، نمی‌دانند و به دنبال استخدام تخصص‌های موردنیاز هستند. شما و رهبران شما باید:
- تصمیم بگیرید که چه‌کارهایی را نباید بکنید. ابتکار عمل‌ها و هزینه‌های بزرگ را متوقف کنید و به‌طور بی‌رحمانه‌ای اولویت‌بندی کنید. انتخاب‌هایی که با عنوان ”انجام نخواهیم داد“ اطلاع‌رسانی کنید.
- نقشه‌های دیروز خودتان را فراموش کنید. فعالیت‌هایی که تا دیروز نتیجه در برداشتند دیگر مفید نخواهند بود و بهترین رهبران به‌سرعت تطبیق می‌یابند و برنامه‌های جدید برای حرکت روبه‌جلو را توسعه می‌دهند.
- ارتباط قدرتمندی را در خط مقدم مواجه با بحران ایجاد کنید. در موقعیت‌های اضطراری ضروری است که تصویری واضح و دقیق از اتفاقات واقعی داشته باشیم. رهبران فارغ از موقعیت خودشان باید توانایی ارزیابی موقعیت‌های متفاوت را پیشاپیش داشته باشند؛ فرقی نمی‌کند مسئول یک زنجیره تأمین هستید، یک شرکت مدیریت پسماند را مدیریت می‌کنید یا ناظر یک داروخانه‌اید. یک راه آن است که شبکه‌ای از رهبران و اینفلوئنسرهای محلی ایجاد کنید که دانش عمیقی از تأثیر بحران بر احساسات مشتریان، تأمین‌کنندگان، کارکنان و ذینفعان دیگر داشته باشند. فناوری می‌تواند تمام این افراد را در کنار هم بنشاند، در درون خودتان فکر کنید، مسائل، راه‌حل‌ها، نوآوری‌ها و بهترین عملکردها را شناسایی کنید. رهبران مؤثر گیرنده‌های خودشان را در طول اکوسیستم‌ها و سازمان‌هایی که رهبری می‌کنند بسط می‌دهند.
رفتار ۳: با اطمینان پیش بروید
بهترین رهبران مالکیت را در بحران به عهده می‌گیرند، حتی اگر بسیاری از چالش‌ها و عوامل خارج از کنترل آنها باشد. آنها تمرکز تیم را با معیارهای جدید خلق‌شده تطبیق می‌دهند تا بر عملکرد نظارت داشته باشند و فرهنگ مسئولیت‌پذیری را ایجاد کنید.
- مجموعه‌ای از اولویت‌ها را در داشبورد خودتان به‌طور روزآمد داشته باشید و همیشه نسبت به آن هوشیار عمل کنید. رهبران در تمام دوران باید ۵ اولویت اصلی خودشان را مستند کنند (در یک نیم‌صفحه یا کمتر) و مطمئن شوند که اهداف بالاتر نیز هم‌راستا هستند. عملکرد را به‌واسطه اولویت‌ها بازبینی کنید- اگر روزانه امکان‌پذیر نبود، حداقل به‌طور هفتگی- و مطمئن شوید که رهبران این اطلاعات را با گزارش‌های مستقیم به اشتراک می‌گذارند. فهرست اهداف قابل‌دستیابی را در انتهای هرروز یا هر هفته مرور کنید.
- شاخص‌های کلید عملکرد و معیارهای متفاوت دیگری را برای ارزیابی عملکرد در نظر بگیرید. در حدود ۳ الی ۵ معیار را برای هر هفته در نظر داشته باشید و در مورد هرکدام گزارش‌های مستمر ارائه دهید.
- ذهن و جسم خودتان را در شرایط آماده به جنگ نگه دارید. برای تحویل قابل‌اتکا، رهبران باید توان آن را داشته باشند که خودداری کنند و کمی متانت به خرج دهند حتی اگر بسیاری دیگر در کنارشان کنترل امور را از دست بدهند. یک روتین از مراقبت شخصی را ایجاد کنید: رژیم غذایی سالم، ورزش، تمرکز، یا هر کاری که به نظرتان مفید بشد. انرژی، احساسات و مکانیسم‌های مواجه را در نظر بگیرید
رفتار ۴: به‌منظور اثرگذاری مشارکت کنید.
در زمان‌های بحران، هیچ کاری به سلامت تیم خودمان ارجحیت ندارد. رهبران اثرگذار شرایط اعضای تیم و موارد حواس‌پرت کن را می‌شناسند اما راهی را می‌یابند و به افراد انگیزه می‌دهند و به‌طور روشن و عمیق اهداف و اطلاعات جدید را در میان می‌گذارند. این نکته اندکی به تأمل زیادتری نیاز دارد، چون اگرچه کویید۱۹ بحرانی مربوط به‌سلامت است اما بحرانی اقتصادی نیز در پی داشته است. رهبران شما باید اولویت‌های جدید را برای اطمینان از مطابقت با زمان و تغییر تنش‌زا به‌طور مستمر بازخوانی کنند.
شما و رهبران شما باید:
- با اعضای تیم‌ها مرتبط باشید. حداقل به‌طور روزانه با ۵ نفر از آنها برای یک بررسی کوتاه ارتباط برقرار کنید و در طول ماه روزها را برای هر شخص مشخص کنید. رهبری که ما می‌شناسیم جلسه‌ای ۳۰ دقیقه‌ای گزارش‌های مستقیم را از طریق برنامه Zoomهر جمعه بگزار می‌کند. افراد نظرات خودشان را به همراه رویدادهای مهم به اشتراک می‌گذارند و ضعف‌ها را بیان می‌کنند.
- برای سهیم شدن و مشارکت با اعضای تیم‌هایتان، رویکردی عمیق داشته باشید. هر زمان که ارتباط قطع می‌شود و رهبران هیچ ورودی به دستشان نمی‌رسد، اتفاقی که این روزها به دلیل دورکاری دور از ذهن نیست، نتایج را بخش‌بندی می‌کنند.
- هر زمان به کمک نیاز داشتید، کمک بخواهید. بهترین رهبران می‌دانند که نمی‌توانند تمام‌کارها را خودشان انجام دهند. ساختارهای تیم را شناسایی کنید و افراد به‌منظور پشتیبانی از تلاش‌های مشخص منصوب کنید.
- مطمئن شوید که مشتریان و کارکنان را مشترکا در تمرکز خود دارید. برای پشتیبانی از مشتریان: به سمت آنها حرکت کنید، با آنها ارتباط برقرار کنید اما یادتان باشد هیچ آسیبی به آنها وارد نکنید. در مخازن مشتریان خودتان اطلاعات را جستجو و مستند کنید. برای تقویت ارتباط با مشتریان و ایجاد اعتماد، تمرکز بر کارهای خودتان را فراموش کنید و ببینید واقعاً چگونه می‌توانید به مشتریان کمک کنید- برای مثال با پیشنهاد خرید قسطی یا ارائه پیشنهادهای تخفیف که خدماتی را در آینده تضمین می‌کند. برای حمایت از کارکنان: همدلانه رهبری کنید و بر ایمنی و سلامت آنها تمرکز کنید. احساس نوع‌دوستی در دوران متلاطم شیوع پذیر است. راه‌هایی را پیدا کنید تا کمک‌های مادی به کارکنان خط مقدم ارائه دهید چون بسیاری از آنها از راه دور نمی‌توانند کاری بکنند؛ مشاغلی مانند نگهبانان پارکینگ، سپورها و افراد دیگر.
- پیام‌های مثبت را جمع‌آوری و تقویت کنید. موفقیت‌ها، رفتارهای مهربان، موانعی که پشت سر گذاشته‌اید. بسیاری از سازمان‌ها معطوف به سمت هدفی والا هستند مانند نجات جان انسان‌ها، تولید تجهیزات پزشکی، کمک به فروشگاه‌ها جهت کار با کارایی بالا، یا ارائه‌دهنده محتوای شاد. هر هدفی که داشته باشید، قهرمانان روزانه خودتان را بشناسید. در این دوران استمرار کارایی بزرگ‌ترین هدف می‌تواند باشد.
آموزش تیمتان برای رهبری بحران
به‌عنوان رهبرِ تعدادی از رهبران، شما میان اولویت‌های در حال تغییری که محدودیت عمل بسیاری نیز دارید، در حرکت هستید. برخی سرمایه‌گذاری‌های کوچک در حمایت و مربی‌گری می‌توانند رهبران شما را با شتابی حداکثر به‌پیش براند و اثربخشی آنها را ارتقا دهد.
در لحظه‌های بحران شما شناخت عمیقی از رهبران زیردستتان پیدا خواهید کرد. در لحظه‌ای که از زیر رگبار بحران خارج شدید، لحظه‌ای خواهید ایستاد تا نفسی تازه کنید و به یاد بیاورید که چه کسانی در چه دورانی تلاش کرد و چرا. تصور کنید که ممکن است نقش‌ها چگونه تغییر کنند و اینکه آیا مدیران اجرایی شما در جهت موفقیت حرکت می‌کنند. مهم‌تر از همه اینکه، از خودتان بپرسید پس از این بحران چه کسی را دور میز داشته باشید و پس از دوران بحران و ظهور هنجارهای جدید چه کسانی دور میز خواهند نشست.
منبع: Harvard Business Review
بازدیدها: ۱,۷۳۰
