لینک به بخش قبلی

فعالیت های آماده سازی پیش از مذاکره

۱- مقدمه

فعالیت های آماده سازی پیش از مذاکره به چهار دسته اصلی تقسیم می شود:

• جمع آوری اطلاعات

کارهای مربوط به جمع آوری، فرآورش، آنالیز اطلاعات مربوط به طرف دیگر مذاکرات و عوامل محیطی مربوط

• فرمول بندی

کارهای مربوط به تعیین هدف ها به طور مشخص و معلوم کردن پارامترهای مربوط، برای موضوعات مورد مذاکره

• به وجود آوردن استراتژی

در اینجا استراتژی برنامه ای است که فعالیت ها و تقدم و تاخر آنها را برای رسیدن به اهداف و نتایج مشخص، هدایت می کند.

• فراهم کردن پیش زمینه و آمادگی

شامل کارهای مربوط به تهیه و مرتب کردن مطالب و مدارک لازم برای مذاکرات، کارهای مربوط به برگزاری جلسه مذاکره (آماده سازی محل، تعیین زمان مناسب، امکانات لازم برای حضور در جلسه مثل بلیط هواپیما و ویزا در صورت نیاز) می باشد.

در این بخش به ادامه مبحث “به وجود آوردن استراتژی پرداخته” می شود.

۲- کلمات کلیدی

مذاکره- آموزش اصول و فنون مذاکره- استراتژی مذاکره- اصول و فنون مذاکره- امتیاز گیری در مذاکره- روش برگزاری جلسات- چانه زنی- مذاکرات بین المللی- مذاکره موفق- مذاکره کننده بین المللی- کتاب راهکارهای عملی مذاکرات بین المللی موفق

۳- به وجود آوردن استراتژی

۱-۳- استراتژی های کاربردی

فارغ از هر نوع مذاکره و هر سبکی که استفاده می شود استراتژی های  کاربردی وجود دارد که هر مذاکره کننده باید از آنها آگاه بوده و در موقع لزوم بتواند از آنها استفاده کند. در اینجا مهمترین آنها که توسط شرکتهای معتبر استفاده می شوند توضیح داده می شوند: دو نوع  استراتژی های طرف ثالث[۱]، استراتژی های امتیازدهی[۲]، استراتژی های بده-بستان^[۳] و استراتژی های حمله و دفاع در بخش قبل شرح داده شد و در این قسمت بقیه استراتژی ها شرح داده خواهد شد.

۱-۱-۳- استراتژی های همکاری

فرض کنید شما نماینده یک شرکت خارجی سازنده تجهیزات هستید و در حال حاضر با مشکل تاخیر در تهیه پیشنهادات فنی و مالی برای شرکت در مناقصات مواجه هستید. شرکت خارجی تعداد زیاد مناقصات و کمبود نیرو را به عنوان دلیل تاخیر مطرح می کند. در این حالت شما می توانید پیشنهاد تهیه پیشنهادات به طور مشترک را بدهید بدین ترتیب که پیشنهادات فنی توسط کارشناسان شما و تحت نظر کارشناسان ارشد آنها تهیه شود. در این حالت کارکنان شما آموزش های فنی حین کار می بینند و پیشنهادات نیز با سرعت بیشتری تهیه می شوند و شما در مناقصات بیشتری شرکت می کنید. پس از چندی می توانید پیشنهاد گسترش بازار را نیز بدهید مثلا علاوه بر بازار انرژی در مناقصات بازار صنایع معدنی نیز شرکت کنید. در اینجا هم مشکل حل می شود و هم ارزش (کیک)  مورد مذاکره بزرگتر می شود.

۲-۱-۳- استراتژی  مدیریت تیم مذاکره کننده (چگونه تیم مذاکره کننده را مدیریت کنیم)

تضعیف نظم تیمی مذاکره چه به عمد و چه به سهو، صدمات جبران ناپذیری به استراتژی مذاکره وارد می کند. خطاها و لغزش هایی که در سر میز مذاکره صورت می گیرد نتیجه اختلافات در شیوه مذاکره اعضای تیم خودی، عدم آمادگی کافی، ویا کلافگی مذاکره کنندگان است. چنین خطاهایی روزنه هایی را برای طرف مقابل نمایان می کند که از آن برای حمله استفاده خواهند کرد. اختلافات شخصی، اختلاف نظر در انتخاب سبک مذاکره، اختلافات درون سازمانی باعث شکاف در تیم های مذاکره و شکست در مذاکرات می شوند. برای جلوگیری از این مشکلات راه حل  های زیر پیشنهاد می شوند.

۱-۲-۱-۳-  منافع بخش های مختلف سازمان درون تیم مذاکره کننده را هماهنگ کنید

اعضای تیم مذاکره کننده معمولا از بخش های مختلف سازمان انتخاب می شوند که به بخش های خود و نیازهای آنها وفادارند، لذا جای تعجب نیست که در هدف گذاری و تعیین استراتژی مذاکرات اختلاف نظر داشته باشند به عنوان مثال در خرید یک تجهیز پیچیده و گرانقیمت هر بخش الویت ها و نگرانی های خود را دارد:

• بخش مهندسی نگران کیفیت و خرید آخرین تکنولوژی موجود در بازار است.
• بخش مالی نگران قیمت خرید دستگاه است.
• بخش تعمیرات نگران مسایل تعمیرات، تهیه قطعات یدکی و ارایه خدمات پس از فروش می باشد.

تیم هایی که اختلافات درونی خود بر سر اهداف مذاکرات و استراتژی های مربوط حل ننمایند نمی توانند با یک استراتژی هماهنگ در مقابل طرف دیگر ارایه دهند و احتمال زیادی وجود دارد که شکست بخورند و توافقی حاصل نشود ویا به توافقی برسند که برای یک بخش سازمان خودی خوب و برخلاف منافع بخش های دیگر باشد.

راه حل: یک راه حل خوب تشکیل جلسه ای با شرکت اعضای تیم مذاکره است که درآن مدیر تیم جدولی مشابه جدول ماتریسی زیر را رسم بکند:

جدول ۳ جدول ماتریسی منافع بخش های مختلف سازمان در مذاکرات

این جدول با کمک نمایندگان بخش های ذینفع مذاکرات تکمیل می گردد و بدین ترتیب نظرات و نگرانی های همه جمع آوری شده و به طور روشن و قابل مقایسه با نظرات دیگران ارایه می شود، پس از آن امکان جمع بندی و ارایه اهدافی که نظر همه را جلب کند به وجود خواهد آمد.

۲-۲-۱-۳- داده های  همه بخش های مختلف را در اختیار مذاکره کنندگان قراردهید

بدین ترتیب اعضای تیم با واقعیت مشکلات و مسایل بخش های مختلف سازمان آشنا شده و راه برای تعیین هدف ها و استراتژی که به نفع کل سازمان باشد هموارتر می شود.

۳-۲-۱-۳- مدیران تصمیم گیر بخش های مختلف را در گیر تهیه استراتژی مذاکرات کنید

بدین ترتیب مدیر تیم مذاکره کننده وارد یک سری مذاکرات درون سازمانی با مدیران بخش های مختلف شده که درآنها بحث ها و بده- بستان های داخلی صورت می گیرد و نتیجه آن،  در صورتیکه به خوبی اجرا شود، استراتژی است که نظر همه بخش های سازمان را در بر می گیرد و از آنجا که کار با نظر مدیران اصلی و تصمیم گیر انجام گرفته همه افراد گروه از آن پیروی خواهند نمود.

این مطلب ادامه دارد…

[۱] Third party

[۲] Making concessions

[۳] Trade-off