لینک به بخش قبلی
۱-فراهم کردن پیش زمینه و آمادگی( لجستیک مذاکرات)
۱-۱- مقدمه
عبارت لجستیک مذاکرات به تمامی فعالیت های مربوط به تهیه و مرتب کردن مطالب و مدارک لازم برای مذاکرات، کارهای مربوط به برگزاری جلسه مذاکره مانند آماده سازی محل، تعیین زمان مناسب، امکانات لازم برای حضور در جلسه مثل بلیط هواپیما و ویزا اطلاق می گردد. در این بخش تمامی فعالیت های مربوط شرح داده می شود.
۱-۲- کلمات کلیدی
مذاکره- آموزش اصول و فنون مذاکره- استراتژی مذاکره- اصول و فنون مذاکره- امتیاز گیری در مذاکره- روش برگزاری جلسات- چانه زنی- مذاکرات بین المللی- مذاکره موفق- مذاکره کننده بین المللی- کتاب راهکارهای عملی مذاکرات بین المللی موفق- لجستیک مذاکرات- پیش زمینه مذاکرات
۱-۳- مکان
مکان برگزاری جلسه مذاکرات اثرات مهمی بر فرآیند و نتیجه مذاکرات دارد.محیط اطراف بر آنچه حس می کنیم تاثیر دارد و آنچه که حس می کنیم بر نحوه تفکر، تصمیم گیری و انجام کارها تاثیر می گذارد. بنابراین یک مذاکره کننده خوب باید به عوامل و عناصر محیط مذاکرات توجه ویژه ای بنماید.
۱-۳-۱- جغرافیای مذاکرات
وقتی از جغرافیای مذاکره صحبت می شود منظور معنای لفظی آن “محل جغرافیایی آن” نیست، بلکه دیدگاه وسیعتری به لحاظ اهمیت و تاثیر آن بر فرآیند و نتیجه مذاکرات مد نظر است. اینکه محل و ساختمان مذاکرات چگونه باشد ( مرکز شهردر برابر حومه شهر، محل کارخانه نسبت به دفتر مرکزی، ساختمان تمیز و مرتب در مقابل ساختمان کثیف و کهنه) بر تصور طرف مقابل از شما تاثیرات مثبت یا منفی خواهد گذاشت.در انتخاب محل مذاکرات به موارد زیر توجه فرمایید:
- ساختمان های بزرگ و بلندمرتبه: در شهرهای بزرگ معمولا مرکز شهر دارای ساختمان های بلند هستند. این محل ها به دلیل انرژی و جنبشی که در آنها در جریان است باعث تهییج افراد می گردند. در برخی شهرها این محلات وجود ساختمانهای عظیم در افراد ایجاد رعب و وحشت می کند که بر اساس تاثیری که شما می خواهید بر طرف مقابل بگذارید ممکن است مثبت یا منفی باشد.
- ساختمان های متوسط حومه شهر: این گونه ساختمان ها به ویژه وقتی در حومه شهر و یا شهرهای کوچکتر واقع شده باشند محیط آسوده تر و دوستانه تری ایجاد می کنند. اگر در محل مذاکرات امکانات طبیعی مانند کوه و دریا وجود داشته باشند می توان از آنها برای سرگرم کردن و ایجاد حس راحتی و آرامش در مذاکره کنندگان استفاده نمود.
|
تعریف لجستیک مذاکرات:
تمامی فعالیت های مربوط به تهیه و مرتب کردن مطالب و مدارک لازم برای مذاکرات، کارهای مربوط به برگزاری جلسه مذاکره مانند آماده سازی محل، تعیین زمان مناسب، امکانات لازم برای حضور در جلسه مثل بلیط هواپیما و ویزا در صورت نیاز
|
۱-۳-۱-۱- مزایای برگزاری جلسات در شرکت/کشور خود
- بر محل مذاکرات کنترل دارید: ترتیب نشستن، نحوه نورپردازی، دمای محل مذاکرات، زمانبندی مذاکرات
- اثرات روانی مثبت برای شما دارد: در محیط آشنا احساس آسودگی بیشتری می کنید و اعتماد به نفس بیشتری دارید.
- می توانید با پذیرایی خوب مذاکره کنندگان میهمان را تحت تاثیر قرار دهید
- مذاکره کنندگان میهمان تمایل کمتری به ترک میز مذاکره دارند و تمایل بیشتری به امتیاز دهی دارند.
- میزبان دسترسی بهتری به اطلاعات و متخصصان خود دارد و راحتتر می تواند با مدیران ارشد خود برای تصمیم گیری ها مراجعه کند.
- هزینه بسیار کمتری باید متحمل شوید(اگر مجبور نباشید که هزینه های مسافرت طرف مقابل را پرداخت کنید)
|
نکته
در صورت میزبانی، توجه داشته باشید که نمایندگان تیم مقابل چگونه و از چه مسیری به محل مذاکرات می رسند: از محله های تمیز و شیک و یا بیغوله و کثیف، از میان بزرگراه های خلوت و زیبا یا از میان کوچه پس کوچه های تنگ و باریک، با استفاده از خودرو بزرگ و راحت یا تاکسی کهنه و خراب، آسانسور تمیز و جادار یا پلکان باریک و تاریک.
|
۱-۳-۱-۲- مشکلات میهمان بودن
- شوک فرهنگی، آب و هوای نا آشنا، غذاهایی که با طبع شما سازگار نیست
- پرواززدگی[۱]: پَرواززَدِگی حالتی است که در آن تنظیم خواب فرد پس از پروازی طولانی و به علت اختلاف ساعت مبدأ با مقصد پرواز به هم می‌ریزد. در پرواززدگی عوارضی مانند مشکل عدم تمرکز کافی، مشکلات عصبی و همچنین مشکلاتی در معده فرد بروز می‌کند.
- خستگی و مشکلات مربوط مسافرت های طولانی مدت
- دور شدن از خانواده و دوستان که باعث پشت گرمی اخلاقی و روانی هستند
- احساس غریبگی که باعث می شود تمایل فرد به بازگشت به محل زندگی بیشتر شود در نتیجه برای زودتر به نتیجه رسیدن، آسانتر امتیاز بدهد. در این حالت میزبان ممکن است با ایجاد تاخیرهای عمدی بر میهمانان فشار وارد کند.
|
برخی نکات مهم در برنامه ریزی سفرهای خارجی
مذاکرات بین المللی معمولا سفر خارجی یک طرف (یا حتی دو طرف در کشور سوم) را به همراه دارد. بنابراین باید به مسایل مربوط به تدارکات سفرهای خارجی مد نظر قرار گیرد:
- مسایل مربوط به تهیه ویزا: زمان لازم برای دریافت ویزا را در نظر داشته باشید. برخی کشورها (به ویژه کشورهای اروپایی) ویزا برای مدت زمان محدود ارایه می کنند. توجه داشته باشید با توجه به طول مدت زمان مذاکرات ویزا با مدت اعتبار کافی داشته باشید.
- مسایل مربوط به پروازهای هوایی: احتمال تاخیر در پروازها از دست دادن پروازهای ترانزیت را مد نظر داشته و زمان اضافی لازم را در نظر بگیرید.
- مسایل مربوط به رزرو هتل: تا اندازه ممکن محل هتل باید نزدیک محل مذاکرات باشد. سعی کنید حداقل یک روز قبل از شروع مذاکرات در محل حضور پیدا کنید تا استراحت کافی داشته باشید زیرا در صورت خستگی توانایی تمرکز و تصمیم گیری شما به طور قابل توجهی کم می شود.
- دقت کنید که در برخی کشورها ولتاژ وفرکانس برق به علاوه پریز برق با ایران کاملا متفاوت است لذا باید تبدیلات مناسب را به همراه داشته باشید تا بتوانید از وسایل خود مانند موبایل، لپ تاپ -که از وسایل ضروری مذاکرات هستند- استفاده کنید
- اگر ممکن باشد سعی کنید مدارک و فایل های لازم را در کیف دستی همراه داشته باشید وبه قسمت بار تحویل ندهید چون همیشه امکان گم شدن چمدان هایتان هست و معمولا چند روز طول می کشد تا پیدا شوند که ممکن است برای مذاکرات خیلی دیر باشد.
- حتما داروهای مورد مصرفتان را به همراه نسخه پزشک به همراه داشته باشید.
- از پاسپورت خود (به خصوص صفحه اول و ویزا) کپی رنگی تهیه کنید و آن را جدا از اصل پاسپورت نگهدارید. در صورت گم شدن پاسپورت، این کپی کمک زیادی به شما خواهد نمود. در صورت امکان اسکن کامپیوتری و فایل های دیجیتال مدارک را می توان در حساب ایمیل نگهداری نمود. پیشنهاد می شود یک نسخه کپی اضافه از پاسپورت و ویزا نزد یکی از افراد مورد اعتماد خود در ایران بگذارید که در صورت گم شدن همه چیز بتواند آن را برایتان ارسال کند.
- در بسیاری کشورها دلار آمریکا مورد قبول است و لذا بسیاری مسافران ایرانی به جای پول رایج کشور مقصد دلار آمریکا همراه می برند. به خاطر داشته باشید که قبل از سفر نرخ تبدیل دلار به پول رایج کشور مقصد را چک کنید. در هر صورت حتما مقداری اسکناس و پول خرد رایج کشور مقصد را به همراه داشته باشید.
- به همراه خود مقداری خشکبار داشته باشید که به خصوص در ساعتهای اول ورود که با محل آشنایی ندارید گرسنه نمانید.
- آب و هوای مقصد را قبل از مسافرت چک کنید و لباس مناسب به همراه داشت باشید.
- از مقررات ورود و خروج کشور مقصد و مبالغ ورودی و خروجی آگاهی یابید. برای مثال بسیاری کشورها مقررات بسیاری سختی برای ورود میوه و گیاهان دارند.
|
این مطلب ادامه دارد…
[۱] Jet lag
بازدیدها: ۱,۳۹۲
