لینک به بخش قبلی

فعالیت های آماده سازی پیش از مذاکره

۱- مقدمه

فعالیت های آماده سازی پیش از مذاکره به چهار دسته اصلی تقسیم می شود:

• جمع آوری اطلاعات

کارهای مربوط به جمع آوری، فرآورش، آنالیز اطلاعات مربوط به طرف دیگر مذاکرات و عوامل محیطی مربوط

• فرمول بندی

کارهای مربوط به تعیین هدف ها به طور مشخص و معلوم کردن پارامترهای مربوط، برای موضوعات مورد مذاکره

• به وجود آوردن استراتژی

در اینجا استراتژی برنامه ای است که فعالیت ها و تقدم و تاخر آنها را برای رسیدن به اهداف و نتایج مشخص، هدایت می کند.

• فراهم کردن پیش زمینه و آمادگی

شامل کارهای مربوط به تهیه و مرتب کردن مطالب و مدارک لازم برای مذاکرات، کارهای مربوط به برگزاری جلسه مذاکره (آماده سازی محل، تعیین زمان مناسب، امکانات لازم برای حضور در جلسه مثل بلیط هواپیما و ویزا در صورت نیاز) می باشد.

در این بخش به ادامه مبحث “به وجود آوردن استراتژی پرداخته” می شود.

۲- کلمات کلیدی

مذاکره- آموزش اصول و فنون مذاکره- استراتژی مذاکره- اصول و فنون مذاکره- امتیاز گیری در مذاکره- روش برگزاری جلسات- چانه زنی- مذاکرات بین المللی- مذاکره موفق- مذاکره کننده بین المللی- کتاب راهکارهای عملی مذاکرات بین المللی موفق

۳- به وجود آوردن استراتژی

۱-۳- استراتژی های کاربردی

فارغ از هر نوع مذاکره و هر سبکی که استفاده می شود استراتژی های  کاربردی وجود دارد که هر مذاکره کننده باید از آنها آگاه بوده و در موقع لزوم بتواند از آنها استفاده کند. در اینجا مهمترین آنها که توسط شرکتهای معتبر استفاده می شوند توضیح داده می شوند: دو نوع  استراتژی های طرف ثالث[۱]، استراتژی های امتیازدهی[۲]، استراتژی های بده-بستان^[۳] و استراتژی های حمله و دفاع در بخش قبل شرح داده شد و در این قسمت بقیه استراتژی ها شرح داده خواهد شد.

۱-۱-۳- استراتژی  مدیریت تیم مذاکره کننده (چگونه تیم مذاکره کننده را مدیریت کنیم)

۱-۱-۱-۳- نقش ها و مهارت های لازم را بررسی کنید

برطبق اهداف و استراتژی های تعیین شده و براساس توانایی ها و تخصص اعضای تیم خود باید برای هر یک از آنها نقشی تعیین کنید تا بهترین نتیجه حاصل شود. بهتر است با بررسی و ارزیابی مهارت ها شروع کنید:

• تخصص های فنی مورد نیاز
• توانایی های برقراری ارتباط و تخصص در ارتباط های بین فردی
• قابلیت های بررسی وآنالیز رفتار متقابل
• شکیبایی
• آشنایی با زبان بین المللی به ویژه زبان طرف مقابل
• تجربه قبلی مذاکره با طرف مقابل
• قابلیت های نمایشی (مثلا نمایش قدرت)

قدم بعد جور کردن مهارت های افراد با نقش های اصلی مورد نیاز مذاکره است.

تعیین رهبر تیم: رهبر تیم، تصمیم گیرنده اصلی است که تیم را اداره می کند و حرف آخر را می زند. حتی در مذاکرات دو نفره نیز بهتر است یکی به عنوان رهبر تیم انتخاب شود. تیم های مذاکره کننده باید رهبر داشته باشند چون تیم بدون رهبر دچار هرج و مرج خواهد شد.  برخی مسوولیت های رهبر تیم عبارتند از:

• آماده سازی ها
• تهیه استراتژی و گرفتن تایید آن از سوی مدیران رده بالای شرکت
• مشخص کردن نقش و وظایف اعضای تیم

در مذاکرات پیچیده و سنگین بهتر است از یک مذاکره کننده اصلی  – که بیشتر مذاکرات را انجام می دهد –  و یک استراتژیست اصلی – که بیشتر وضعیت مذاکره را زیر نظر دارد و رفتار و سخنان دو طرف را آنالیز می کند وبر اساس بازخورد از جلسات و بر اساس شرایط دراستراتژی تغییر ایجاد می کند- استفاده شود.

 مذاکره کننده اصلی: معمولا – ونه همیشه – رهبر تیم معمولا مذاکره کننده اصلی نیز هست. در مذاکرات پیچیده ممکن است این دو نقش به دو نفر مجزا داده شود به ویژه اگر رهبر تیم، مذاکره کننده با تجربه ای نباشد. در مجموع مذاکره کننده اصلی و یا سخنگوی تیم باید:

• فردی سخنور باشد که به آسانی کنترل خود را زیر فشار از دست ندهد و نلغزد.
• با رهبر تیم هماهنگ باشد.
• توانایی حرکت در مسیر استراتژی تعییین شده را داشته باشد.

آنالیزورها: آنالیز داده ها و ارتباطات از جمله قابلیت های مهمی هستند که باید در تیم های مذاکره وجود داشته باشند:

• آنالیزور ارتباطات[۴]: کسی که دارای توانایی خوب گوش دادن، ملاحظه کردن و خواندن دست افراد را دارد.
• آنالیزور اعداد و ارقام[۵]: کسی که خیلی خوب با عملیات ریاضی، محاسباتی، آمار و اطلاعات مربوط به مذاکرات آشناست.

۳-۱-۱-۲- برای ارتباطات درون تیمی برنامه ریزی کنید

یک راه استفاده از علائم بدنی است مثل حرکت های دست، ضربه زدن با پا. راه دیگر مبادله  یادداشت -بدون اینکه طرف مقابل متوجه شود- است. استفاده از سیستم های پیام کوتاه یکی از راه های خوب است. برحسب شرایط گاهی لازم است برخی افراد تیم در جای دیگر و حتی کشور دیگری باشند در این حالت استفاده از سیستم های ایمیل، اشتراک گذاری فایل ها  از راه دور  توصیه می شود.

۳-۱-۱-۳- مذاکرات را شبیه سازی نمایید

برای جلوگیری از ناهماهنگی ها و حرکات سرخود افراد تیم باید جلسات شبیه سازی مذاکرات برگزار شوند. برای شروع باید سوالات، اعتراضات، درخواست های طرف مقابل پیش بینی شده و پاسخ مناسب برای آنها آماده شود و شخص و یا اشخاصی که باید پاسخ دهند نیز معلوم گردد. بخش مهمی از تمرینات چگونگی اجرای استراتژی هایی است که  برای مذاکرات تعیین شده است.  به عنوان مثال برنامه امتیاز دهی و یا استراتژی های حمله و دفاع باید توسط اعضای تیم شبیه سازی شده و اجرا گردد. به طور کلی به طور دقیق باید مشخص شود که چه کسی، چگونه و با چه جملاتی مذاکره را شروع کند، چه مسایل و درخواست هایی اول مطرح شود و چه مطالبی در مراحل بعدی ارایه گردد.  بهترین تمرین استفاده از حریف های تمرینی است که یا می توان اعضای تیم را دو گروه کرد و یا در صورت امکان از افراد دیگری از شرکت که از موضوع مطلع هستند به عنوان تیم مقابل استفاده نمود. شبیه سازی مذاکرات کار زمانبری بوده و به آگاهی از شیوه های  طرف مقابل نیاز دارد.

 برای آماده سازی بهتر به نکات زیر توجه کنید:

• نقش ها و وظایف حین مذاکرات را براساس توانمندی های اعضا و نقشی که احتمالا در آینده در روابط دو طرف ایفا خواهند کرد تقسیم کنید. برای مثال دریک سری مذاکرات، اعضای تیم مذاکره، از درگیر شدن مدیر خدمات پس از فروش در مجادلات و چانه زنی های سخت جلوگیری می کردند، زیرا نمی خواستند رابطه او -که مسوول برقراری ارتباطات طولانی مدت با مشتری است- با مشتری آسیب ببیند.
• اعضای متخصص در موضوعات ویژه تخصصی بایستی در تیم حضور داشته ودر صورت نیاز اعلام نظر کرده و در مباحثات شرکت کنند. اشکالی که این دسته افراد دارند اینست که معمولا بیش از حد لازم به طرف مقابل اطلاعات می دهند و در موقع نامناسب اظهار نظر می کنند. لذا این افراد بایستی آماده شده و تمرین داده شوند که کی صحبت کنند و کی سکوت اختیار کنند،چه مقدار اطلاعات بدهند و کی از دادن اطلاعات خودداری کنند.

۲-۳- نکات مهم

• باید توجه داشت که موقعیت ها در دنیای واقعی کسب و کار به طور مشخص سیاه و سفید نیست وتقریبا در تمامی مذاکرات شما مخلوطی از عوامل وحالات را خواهید داشت و در این موقعیت ها مجبور خواهید بود که از رویه ها روشهای مختلف و استراتژی های مختلف استفاده کنید و حتی لازم است که از یک روش و استراتژی به دیگری سوئیچ کنید.
• دنیای واقعی کسب و کار دنیای پویا و دینامیکی است که در آن شرایط محیطی خارج و داخل شرکت های دو طرف مذاکره تغییر می کنند و لذا استراتژی ها و رویکردها مذاکرات نیز باید متناسب با آنها تغییر کنند
• خود جریان مذاکرات جریانی دینامیک است و از ابتدا تا انتها بنا به دلایل مختلف ممکن است از رقابت جویانه (برد-باخت) به همکاری و بالعکس تغییر کند

[۱] Third party

[۲] Making concessions

[۳] Trade-off

[۴] relationship analyst

[۵] number cruncher

[۶] لازم به ذکر است که در حال حاضر تجهیزات یاد شده در داخل با کیفیت خوب طراحی و ساخته می شود.