لینک به بخش اول

۱- فعالیت های آماده سازی پیش از مذاکره

۱-۱- مقدمه

در این پست دومین بخش از کتاب ” راهکارهای عملی مذاکرات بین المللی موفق” تحت عنوان “فعالیت های آماده سازی پیش از مذاکره” ارائه می شود.

۱-۲- کلمات کلیدی

مذاکره- آموزش اصول و فنون مذاکره- استراتژی مذاکره- اصول و فنون مذاکره- امتیاز گیری در مذاکره- روش برگزاری جلسات- چانه زنی- مذاکرات بین المللی- مذاکره موفق- مذاکره کننده بین المللی- کتاب راهکارهای عملی مذاکرات بین المللی موفق

۱-۳- متن اصلی

برنامه ریزی و آماده شدن برای مذاکره بین المللی غالبا یک کار سخت و وقت گیر محسوب می شود که متاسفانه در ایران یا به طور ناقص انجام می گیرد و یا اساسا به آن پرداخته نمی شود.

در فضای کسب و کار برنامه ریزی به دو منظور اصلی صورت می گیرد:

• برای کاهش عدم قطعیت
• کاهش ریسک و مخاطره شکست خوردن

در نگاه یک مذاکره کننده با تجربه توانایی پیش بینی حرکات و برنامه های طرف مقابل یک مزیت بزرگ محسوب می شود. برنامه ریزی برای مذاکرات بین المللی کار پیچیده ای است که شامل شاخه هایی مانند ویژگی های فنی، شرایط پرداخت، برنامه زمانبندی، ضمانت ها، قیمت گذاری ها و مسایلی مانند تفاوت های زبانی و فرهنگی است. چهار دلیل اصلی برای برنامه ریزی و آماده سازی پیش از مذاکرات بیان شده است:

• اعتماد به نفس را بالا می برد.
• یک فضای حسن نیت و اعتماد در طرف مقابل به وجود می آورد (چون این آمادگی نشانگر ارزش قایل شدن برای ارتباط با آنهاست)
• نشانگر حرفه ای بودن و کاربلدی شماست.
• احتمال رسیدن به توافق را بالا می برد.

برنامه ریزی و آمادگی برای مذاکرات در موفقیت یا شکست در مذاکرات  اثر بسیار مهمی دارد. چنانکه گفته شده: ” اگر در میدان مذاکرات همه چیز برابر باشد، طرفی که آماده تر باشد و برنامه بهتری داشته باشد موفق خواهد شد”.

فعالیت های آماده سازی پیش از مذاکره به چهار دسته اصلی تقسیم می شود:

• جمع آوری اطلاعات

کارهای مربوط به جمع آوری، فرآورش، آنالیز اطلاعات مربوط به طرف دیگر مذاکرات و عوامل محیطی مربوط

• فرمول بندی

کارهای مربوط به تعیین هدف ها به طور مشخص و معلوم کردن پارامترهای مربوط، برای موضوعات مورد مذاکره

• به وجود آوردن استراتژی

در اینجا استراتژی برنامه ای است که فعالیت ها و تقدم و تاخر آنها را برای رسیدن به اهداف و نتایج مشخص، هدایت می کند.

• فراهم کردن پیش زمینه و آمادگی

شامل کارهای مربوط به تهیه و مرتب کردن مطالب و مدارک لازم برای مذاکرات، کارهای مربوط به برگزاری جلسه مذاکره (آماده سازی محل، تعیین زمان مناسب، امکانات لازم برای حضور در جلسه مثل بلیط هواپیما و ویزا در صورت نیاز) می باشد.

هر دسته خود به مجموعه ای از زیرفعالیت ها تقسیم می شود که در بخش های بعدی این مباحث به آنها پرداخته خواهد شد.

۱-۴-جمع آوری اطلاعات

جمع آوری اطلاعات –به عبارتی فعالیت های اطلاعاتی- بخش بسیار مهم  و حیاتی آمادگی است چون مبنای اصلی تصمیم گیری ها خواهد بود و آفرینش استراتژی بر مبنای آن صورت می گیرد.  این بخش خود شامل فعالیت های زیر است:

• جمع آوری داده ها و اطلاعات در مورد بازار
• بررسی تاریخچه روابط دو طرف و بررسی استراتژی های قبلی در مذاکرات مشابه (توسط خود شرکت یا دیگران)
• بررسی واحد های تصمیم گیری طرف مقابل
• به دست آوردن اطلاعات مربوط به فعالیت های آماده سازی طرف مقابل

در ادامه به هر یک از این فعالیت ها پرداخته می شود.

۱-۴-۱- جمع آوری داده ها و اطلاعات در مورد بازار

هنگام مذاکره با شرکتهای خارجی برای انواع همکاری (مثلا گرفتن نمایندگی خارجی)، اطلاعاتی مانند حجم بازار، نرخ رشد، رقبای داخلی و خارجی  حاضر در بازارو سهم بازار آنها و دیگر روندهای بازار از اولین سوالاتی است که پرسیده می شوند. بدون این اطلاعات هیچ شرکتی نمی تواند برنامه ریزی درستی برای حضور در یک بازار بیگانه داشته باشد، لذا اگر این اطلاعات وجود نداشته باشد ضریب ریسک بالایی برای معاملات در بازار در نظر گرفته می شود. این مساله باعث می شود که شرکت های خارجی معتبر تمایل کمتری به همکاری با شما داشته باشند که خود به خود باعث خواهد شد که در مذاکرات نتوانید امتیازاتی که سزاوار هستید به دست آورید یا مجبور خواهید بود با شرکتهای کوچکتر وبدون نام معتبر–که فروش کالاهایشان بسیار سختتر و پرهزینه تراست- کار کنید. در نظر داشته باشید هنگام بستن قردادهای بزرگ –به خصوص بلندمدت-حتی تغییرات کوچک در شرایط اثرات بزرگ مالی خواهد داشت.

مساله مهم دیگر این است که بدون داشتن اطلاعات مربوط به بازار نمی توان استراتژی هایی  مانند چانه زنی، امتیازگیری و بده-بستان -در بخش های بعدی توضیح داده خواهند شد- را طراحی و اجرا نمود. به عنوان مثال در صورتی که با یک شرکت خارجی برای گرفتن نمایندگی مذاکره می کنید عواملی مانند بازار بزرگ، نرخ رشد بالا، ضعف رقبای حاضر در بازار (چه کیفی و چه کمی)، امکانات و تسهیلاتی که دولت برای ساخت و تولید داخل با مشارکت خارجی در نظر می گیرد به عنوان نکات مثبت و جذاب بازار محسوب می گردند و با استفاده از آنها می توان توجه شرکتهای خارجی را به همکاری در سطوح مختلف جلب کرد. حال آنکه بدون اطلاع از حجم بازار و روندهای آن اساسا نمی توان عوامل مثبت و منفی را دریافت و تمهیداتی برای بهره بردن از آنها و یا کم کردن اثر منفی آنها اندیشید.

نکته مهم دیگر مکتوب و مدون بودن اطلاعات براساس استانداردهای قابل قبول بین المللی وبه زبان قابل فهم برای طرف مقابل می باشد. در اینجا به دو نکته باید توجه کرد:

• تسلط به زبان انگلیسی: در اینجا فقط تسلط به زبان انگلیسی به طور عمومی کافی نیست بلکه آشنایی با اصطلاحات خاص مربوط به بازرگانی و تجاری بین الملل و همچنین آشنایی به مسایل تخصصی مربوط به کالا یا خدمات موضوع مذاکرات الزامی است وگرنه مطالب مورد نظر در گزارشات به درستی منعکس نمی گردد.
• تسلط بر استانداردهای گزارش نویسی: نکته مهم دیگر عدم آشنایی فعالان در این رشته (حتی تحصیل کردگان) با اصول گزارش نویسی به ویژه در مورد گزارشهای تخصصی مانند برنامه کسب و کار[۱]، برنامه بازاریابی[۲]، گزارشات روندهای بازار[۳] و گزارشات امکان سنجی است متاسفانه سطح پایین تهیه این گزارشها در سازمانها و مقبولیت آنها باعث رواج تولید گزارشهای بی سروته که بیشتر به روده درازی های دوستانه شباهت دارند شده است[۴].

مساله مهم دیگر داشتن اطلاعات کمی/عددی در مورد موضوعات مذاکره است. مثلا بسیار دیده شده است که در مذاکرات و جلسات جملات زیر بیان می شود:

• ما درارایه خدمات پس از فروش بهتر از رقبایمان هستیم.
• ارایه خدمات پس از فروش ساده است.
• ارایه خدمات پس از فروش به صرفه نیست
• تهیه پیشنهادات فنی مالی ساده است.
• شرکت در نمایشگاه ها بی فایده است.

بیان سخنان فوق بدون داشتن اعداد و ارقام مورد اعتماد بی معنی است وسودی در پی نخواهد داشت. برای به دست آوردن هزینه ها و منابع لازم برای انجام هر یک از موارد فوق، نیاز است که متخصصان و مدیران مربوط زیر فعالیتهای مربوط به هر مورد را نوشته و منابع مورد نیاز (منابع مالی، نفر ساعت مستقیم و غیر مستقیم، سربارها و…) را با استفاده از داده های گذشته شرکت محاسبه کنند. در صورت عدم وجود این داده ها یا تجربه لازم درون شرکت باید از خدمات مشاوران با تجربه و مورد اعتماد استفاده نمود. در صورت داشتن این داده ها می توان پرداخت هزینه های مربوط را از شرکت خارجی درخواست کرد و یا حداقل در قبال انجام آنها از آنها امتیاز گرفت.

به عنوان مثال به دلیل اهمیت خدمات پس از فروش در جلب و راضی نگهداشتن مشتریان نحوه ارایه این خدمات یکی از مسایلی است که در زمینه نمایندگی خارجی مورد بحث قرار می گیرد. برای بحث در این مورد باید اطلاعات مربوط به هزینه های ارایه این خدمات را داشته باشند و حتی اطلاعات مربوط به رقبا در این زمینه را –هر چند به طور تخمینی – داشته باشند. باید توجه داشت که ارایه این خدمات در جلب و راضی نگهداشتن مشتریان بسیار مهم است.

دلیل دیگر برای داشتن اطلاعات درست مربوط به هزینه ها و منابع مورد نیاز برای انچام فعالیتهای مختلف این است که تقسیم کارها بین شرکت مادر و نماینده به درستی صورت می گیرد که باعث انجام کارها به طورارزانتر و بهتر خواهد بود.

۱-۴-۲- بررسی تاریخچه روابط دو طرف و بررسی استراتژی های قبلی در مذاکرات مشابه

اگر در گذشته در هر سطحی مذاکراتی  با طرف مقابل داشته اید کل فرآیند را بررسی نموده و درسهای مربوط را مرور کنید. به علاوه اگر اطلاعاتی مربوط به مذاکرات آنها با شرکتهای دیگر موجود است استراتژی هایی که مورد استفاده قرار گرفته –چه موفق یا نا موفق- را بررسی کرده و درسهای مربوط را مدون نمایید تا در تدوین استراتژی از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال موارد زیر:

• خدمات پس از فروش برایشان مهم است/نیست.
• سهم از بازار برایشان مهم است/نیست.
• کیفیت و کمیت فرآیندهای بازاریابی برایشان مهم است/نیست.
• میزان درصد کمیسیون برایشان مهم است/نیست.
• آماده پذیرش هزینه های آموزش هستند/نیستند.
• با چانه زنی می توان نظر آنها را تغییر داد

البته باید توجه داشت که میزان اهمیت در اینجا کاملا نسبی است ولی این اطلاعات می تواند به شکل دادن استراتژی های مذاکره موفق کمک بسیاری کند.

۱-۴-۳- بررسی فرایند و ساختار واحد های تصمیم گیری طرف مقابل

فیلیپ کاتلر[۶] واحد تصمیم گیری را بدین ترتیب تعریف می کند:” تمام اشخاص و گروههایی که در فرآیند تصمیم گیری مربوط به مذاکرات شرکت می کنند.”

به عنوان مثال در سازمانهای کوچکتر معمولا تصمیم گیری نهایی به یک نفر (معمولا بنیان گزار و صاحب اصلی) منتهی می شود. در سازمانهای بزرگتر فرایند تصمیم گیری پیچیده تر و به مجموعه ای از کشمکش های درونی که بستگی به فرهنگ و تاریخچه سازمان دارند مرتبط می باشد. فرض کنید که در شرکتی که در زمینه تکنولوژی های پیشرفته کار می کند هر تصمیمی ابتدا در بخش مهندسی بررسی شده ودر صورت مثبت بودن به بخش مالی می رود. در این صورت در مرحله اول راضی کردن نماینده مهندسی مهم است و سپس نماینده مالی.

۱-۴-۴- به دست آوردن اطلاعات مربوط به فعالیت های آماده سازی طرف مقابل

با داشتن این اطلاعات می توان دریافت چه مسایل و فاکتورهایی برای طرف مقابل مهم است و نهایتا دنبال رسیدن به چه نتیجه ای است. براساس این اطلاعات می توان معلوم کرد بر چه چیزهایی می توان تمرکز کرد وبه عنوان اهرم فشار یا تشویق برای گرفتن امتیاز استفاده نمود. به عنوان مثال اگر تیم طرف مقابل شامل متخصص محیط زیست باشد و یا از شرکتی که در این زمینه تخصص دارد مشاوره می گیرد احتمال اینکه مسایل محیط زیست  به طور کلی یا در مورد این سری مذاکرات خاص برایش مهم باشد زیاد است. به طور کلی با بررسی زمینه کاری و تجربیات اعضای تیم مذاکره مقابل و مقایسه آن با موضوع مذاکره می توان تا حد قابل توجهی به مسایل مورد توجه طرف مقابل پی برد. برای اینکار می توان از شبکه های اجتماعی به ویژه لینکداین[۷] و بررسی پروفایل افراد در آنها استفاده کرد.

[۱] Business Plan

[۲] Marketing Plan

[۳] Market Report

[۴] در ضمیمه کتاب الگوهای درست برای گزارشهای فوق الذکر برای علاقه مندان عرضه شده است.

[۵] off-road

[۶] Philip Kotler

[۷] LinkedIn